12.1 Frequently Asked Questions

Hoe kan ik de laadsnelheid van mijn mailbox verbeteren?

Er zijn twee manieren om trage laadsnelheden in de toekomst te voorkomen en om de laadsnelheid direct te verbeteren.

• Beperk het aantal mappen in je inbox. Als je duizenden mappen en submappen hebt, kan dit de laadsnelheid beïnvloeden. We hebben hier een oplossing voor zodat het geen groot probleem vormt, maar het is alsnog aan te raden om de hoeveelheid gegevens te beperken voor een optimale werking van de mailbox.
• Ruim je mailbox regelmatig op of verplaats gelezen e-mails naar andere mappen, zodat het aantal e-mails in je algemene inbox beperkt blijft. Als je nooit e-mails verwijdert, kunnen er duizenden in je inbox staan. Vera laadt alle e-mails in je inbox telkens wanneer je deze opent, wat kan leiden tot lange laadtijden.

Waarom wordt mijn openingsbalans niet opgenomen in mijn debiteuren herinneringen?

Indien er afgerekend wordt via het systeem, zal u de optie krijgen om een begindatum in te geven voor het debiteurenbeheer. Dit zal dan de datum plaatsen op de D0 openingsbalans, waarna het debiteurenbeheer zal starten hiervoor. De openingsbalans wordt niet standaard meegenomen, omdat de kans soms bestaat dat de afrekeningen nog niet zijn opgemaakt/doorgestuurd naar de eigenaar. De openingsbalans komt dus pas op de herinnering te staan, vanaf de datum voor start debiteurenbeheer op vandaag staat of in het verleden staat. U kan dit trouwens ook ingeven op de D0 openingsbalans in het nieuwe boekjaar.

Hoe een uitbetaling van een verzekeraar boekhoudkundig verwerken?

U kan in dit geval een creditnota op de leverancier maatschappij inboeken en dan verdelen volgens verdeelsleutel of op klantenrekening. Dan komt de creditnota op de afrekening van de klant. De betaling naar de klant heft dit dan op in de afrekening.

Waarom blijft mijn brief op ‘verwerken’ staan en wordt deze niet verstuurd naar EasyPost?

Zitten er bestanden in bijlages die geen PDF’s zijn? EasyPost ondersteund namelijk enkel PDF-bestanden. 

Het saldo in de simulatie van afsluit boekjaar klopt maar de saldo’s in de afrekening niet, wat loopt er mis?

Kijk de openingsbalans na, indien deze op type divers staat moet u deze aanpassen naar type ‘openingsbalans’. Na dit aan te passen zal u moeten synchroniseren naar Octopus. Daarna zouden de saldo’s terug moeten kloppen. 

Wanneer komen de boekingen over naar volgend boekjaar (openingsbalans) bij afsluit?

Wanneer het boekjaar overboekt wordt naar het volgende boekjaar. 

Kunnen er bij een gesloten boekjaar nog rapporten aangemaakt worden?

Ja dit is mogelijk.

Waarom krijg ik een error bij het wijzigen van de verdeling van een factuur?

Mogelijks zit de rekening die u probeert te boeken nog niet in Octopus. Synchroniseer naar Octopus en kijk na of deze in het rekeningstelsel in Octopus is toegevoegd. Probeer nu opnieuw te verdeling te wijzigen.

Foutmelding bij een factuur opslaan als voorlopige versie, waarom?

Indien het IBAN-nummer een verkeerde lengte heeft en er geen BIC-nummer kan gegenereerd worden kan het zijn dat u een foutmelding krijgt bij het opslaan. 

Waarom staat er bij afsluit boekjaar de status ‘aan het sluiten’, moet dit nog definitief afgesloten worden?

Er zijn drie mogelijkheden:

• U laat de status staan op ‘closing’, kan kan u dit nog steeds zelf terug op ‘open’ zetten om wijzigingen aan te brengen.
• U zet de status in Vera op ‘closed’. U zal geen wijzigingen meer kunnen aanbrengen maar het boekjaar kan mogelijks nog terug geopend worden via de database.
• U sluit het boekjaar af in Octopus, dit is definitief en hier is geen weg meer van terug.