3.031 Setup in Octopus

Deze handleiding legt uit hoe je aan de slag gaat met Octopus en hoe je de nodige informatie in Octopus invoert.

1. Download Octopus: ga naar https://www.octopus.be/nl/download en kies het juiste besturingssysteem. Als je op een Windows-machine werkt, kies dan "Windows". Als je op een Apple-machine werkt, kies dan "Mac OS X". Als je op een Linux-machine werkt, kies dan "Linux". De volgende pagina brengt je naar de download. Daar kun je meer informatie zien over welke versie je moet downloaden.

2. Voltooi de installatie van Octopus. Als de installatie is voltooid, ziet u het volgende scherm om uw inloggegevens in te voeren. Als u uw inloggegevens nog niet hebt ontvangen, neem dan contact op met [email protected]. Wij zorgen ervoor dat u uw inloggegevens ontvangt. 

3. Nadat u bent ingelogd in Octopus ziet u het volgende scherm. Vanaf deze pagina kunt u beginnen met het invoeren van alle benodigde informatie: 

3.1: "Dossier" aanmaken: u moet een dossier aanmaken voor elke VME die u in Vera heeft. Een dossier in Octopus is gelijk aan een VvE in Vera. Om een dossier aan te maken, volgt u de volgende stappen:

• Klik in de bovenste navigatie op "Beheer" en kies de optie "Dossiers". Nu ziet u een lijst met alle aangemaakte dossiers in Octopus. Wanneer u net bent begonnen met Octopus, is deze lijst leeg, maar u kunt eenvoudig nieuwe dossiers aanmaken door op de "+" aan de linkerkant van uw scherm te klikken.
• Er opent zich een nieuw scherm waarin u de volgende informatie moet invoeren:
  • Naam: wat is de naam van de VME die u aanmaakt?
  • BTW-nummer: voer een geldig BTW-nummer in, dit is erg belangrijk om het dossier te koppelen aan een VME in Vera.
  • Adres: voer het adres van de VME in.

Vergeet niet op de knop Opslaan te klikken!

3.2 Maak uw boekjaren aan: Nadat uw dossier is aangemaakt, moet u nu de juiste boekjaren aanmaken. Klik in de bovenste navigatie op "Management (beheer)" en kies "Boekjaren". Nadat u deze optie hebt gekozen, opent zich een nieuw scherm met een lijst van al uw boekjaren. In het begin is deze lijst leeg, maar u kunt eenvoudig nieuwe boekjaren aanmaken door op de "+" linksboven in uw scherm te klikken. Voer de volgende informatie in:

• Naam van het boekjaar (beschrijving)
• Startdatum: dit is altijd gelijk aan de einddatum van het vorige boekjaar
• Einddatum: kies een einddatum
• Vul uw periode(n) in binnen uw boekjaar.

Dat zou het moeten zijn! U hoeft hier geen verdere informatie in te voeren, dit is alles wat Vera nodig heeft voor de boekjaren.

3.3 Nu is het tijd voor de laatste stappen: maak uw dagboeken aan voor de boekjaren. Klik in de bovenste navigatie op "Management (beheer)" en kies de optie "Journals (dagboeken)". Er opent zich een nieuw scherm met reeds aangemaakte dagboeken. Maak uw benodigde dagboeken aan door te klikken op de "+" linksboven in uw scherm.

• Vul de volgende informatie in:
  • Voeg een code toe voor het dagboek
  • Kies een GLA die aan het dagboek wordt gekoppeld.