3.16 Domiciliëring

Binnen Vera bestaat de optie om mede-eigenaars hun betalingen automatisch via de bank te laten uitvoeren aan de VME.

Dit kan tot een bedrag van maximum 1000 euro per maand. Dit is een vaststaand bedrag die niet aangepast kan worden. Wordt dit bedrag overschreden, dan zal Vera automatisch ervoor zorgen dat deze en volgende opvragingen via overschrijving verlopen gedurende de specifieke maand. De 1ste dag van de volgend maand wordt het totaal gereset en wordt er opnieuw begonnen met 0 euro op de teller.

Om dit allemaal goed te laten verlopen moeten er eerst een aantal zaken ingesteld worden binnen de teaminstellingen.

• Aanmaken van een automatisch bericht voor het geval dat het maximumbedrag wordt overschreden. Op deze manier wordt de mede-eigenaar ervan op de hoogte gebracht dat de opvraging via overschrijving zal verlopen. Stel dit bericht samen naar eigen wens. Vergeet niet het document type "Provisie betaal verzoek" toe te voegen.

  

  
  

• Toevoegen van het document type "Domiciliëring" in de bestaande provisie template(s).

Eens de teaminstellingen correct staan, kan er doorgegaan worden naar het VME beheer van een gebouw. Hierin kan de tab "Domiciliëring" teruggevonden worden.
Let op: Zorg ervoor dat al de CRM informatie voor de VME volledige up to date is voor een zo vlot mogelijke werking.

• Klik op het "potlood" icoon in instellingen om de domiciliëring binnen de specifieke VME te activeren.
  
  

• Vink "Is ingeschakeld" aan.
• Aangezien de mede-eigenaars hun domiciliëring zelf kunnen activeren via het mede-eigenaarsportaal, is het mogelijk om hiervoor een pushmelding te verzenden dat dit vanaf heden mogelijk is.
• Geef in het veld "Inning vertraging in dagen" aan binnen de hoeveel dagen na het aanmaken van de provisie, het bedrag van de rekening van de mede-eigenaar moet gaan. Bouw hier wat marge in zodat ze eerst de communicatie ontvangen en dan pas het bedrag van hun rekening zien gaan.

• Hierna moet er voor iedere VME de gegevens ingevuld worden van de persoon die bij de syndicus de volmacht heeft over de domiciliëringen. Dit kan over iedere VME heen dezelfde persoon zijn maar kan ook afwijken van VME tot VME. Vul alles correct aan en upload de gevraagde documenten. Belangrijk bij het onderdeel "foto met id" is dat hier effectief een foto wordt opgeladen van de betrokken persoon met het id in zijn/haar hand.

• Na het activeren van de domiciliëring is het mogelijk dat de validatiestatus niet meteen aangepast wordt naar de status "Gevalideerd". Dit zal automatisch gebeuren, normaal gezien binnen 1 dag na het activeren.

Eens algemeen geactiveerd, kan de domiciliëring per mede-eigenaar geactiveerd worden. Dit kan op 2 manieren:

• Activatie door de syndicus
  • Zorg ervoor dat je beschikt over een goedgekeurd getekend mandaat voor de gewenste persoon. Het te tekenen document kan teruggevonden worden in bijlage van deze handleiding met als naam "DirectDebateMandate".
  • Gebruik hiervoor de "+" knop bij "Mandaten".
    
  • Selecteer een mede-eigenaar. Indien de CRM up to date staat, zal alle nodige informatie worden meegenomen in het overzicht. Het IBAN nummer dat als standaard gemarkeerd staat in het contact of bedrijf, wordt hier overgenomen.
    
  • Druk op "Mandaat" en upload hier het getekende mandaat. Druk op "Opslaan" en de domiciliëring is geactiveerd.
• Activatie door de mede-eigenaar
  • Op het mede-eigenaar portaal kan de mede-eigenaar zelf zijn mandaat activeren. Hiervoor gaat deze naar het portaal en klikt op zijn profiel rechtsboven.
    
  • Hier moet men de optie "Domiciliëring activeren" kiezen en de gegevens die in de CRM staan worden overgenomen. Ook hier wordt het rekeningnummer ingevuld die als "standaard" staat gemarkeerd. Hier drukt men op "Indienen" om te finaliseren.
  • Hierna wordt de mede-eigenaar doorverbonden naar een externe pagina waar men hun land moet kiezen en de bank van de desbetreffende rekening. Hierbij moeten de algemene voorwaarden geaccepteerd worden en wordt men vervolgens doorverwezen naar hun bankomgeving om te finaliseren. Indien dit proces correct is verlopen, kleurt de knop voortaan groen.
    
    

In het VME beheer onder het tabblad "Domiciliëring" kan de status van de mandaten teruggevonden worden. Eens deze in de status "Geautoriseerd" komen te staan, betekent dit dat ze finaal zijn goedgekeurd. Klik op de "..." knop om het domiciliëringsmandaat te openen of om deze te deactiveren.

Onderaan de pagina kan een logboek teruggevonden worden. Hierin staat onder andere informatie over wanneer de limiet van 1000 euro was overschreden en er overgegaan moest worden tot een manuele betaling.

Ga naar 3.15 - Provisies opvragen om te zien welke stappen er moeten genomen worden bij het opvragen van een provisie.