7.12 Configureren en opstarten van een VME

Dit artikel stelt de volgorde van acties voor om een VME compleet klaar te stomen voor de werking in Vera. Eens u alle stappen hebt doornomen, staat de VME in principe startklaar voor verdere alledaagse werking.

1. Creëer / importeer gebouw
Om een gebouw te creëren, volg je de stappen in dit artikel: 8.04 Create and manage buildings
Om een gebouw te importeren, volg je de stappen in dit artikel: 7.02 Gebouwen importeren

2. Creëer / importeer eenheden
Om eenheden te creëren, volg je de stappen onderaan dit artikel: 8.04 Create and manage buildings
Om eenheden te importeren, voeg je ze toe in het gebouwimportbestand samen met elk gebouw dat je importeert. Voor meer informatie, volg je de stappen in dit artikel: 7.02 Gebouwen importeren

3. Upload documenten, indien nodig
Upload alle documenten die je wilt koppelen aan deze VME. Je kunt mappen maken om je bestanden te organiseren. 

4. Creëer / importeer mede-eigenaren en koppel ze aan hun respectieve eenheden
Om mede-eigenaren te creëren, volg je de stappen in deze artikelen: 8.02 Create and manage contacts en 8.04 Create and manage buildings 
Om mede-eigenaren te importeren, volg je de stappen in dit artikel: 7.06 Importeer eigenaren en huurders

5. Activeer VME-beheer
Om een VME te activeren, klik je op de knop 'VME beheer' rechtsboven op je gebouwpagina. 

6. Creëer / importeer verdeelsleutels
Om verdeelsleutels te creëren, volg je de stappen in dit artikel: 3.01 Verdeelsleutels toevoegen
Om verdeelsleutels te importeren, volg je de stappen in dit artikel: 7.03 Importeer verdeelsleutels

Belangrijk: vergeet geen uitgestelde kost sleutel toe te voegen, om bv. kosten op te parkeren bij over te dragen kosten of meterstanden. 

7. Koppel verantwoordelijkheden aan beheerders voor de VME
Om verantwoordelijkheden aan een beheerder te koppelen, volg je de stappen in dit artikel: 3.02 Verantwoordelijkheden toewijzen

8. Importeer GLA's en koppel verdeelsleutels
Om grootboekrekeningen te creëren, volg je de stappen in dit artikel: 3.04 Creating general ledger accounts
Om grootboekrekeningen te importeren, volg je de stappen in dit artikel: 7.04 Grootboekrekeningen importeren

Koppel alsook een type aan de verschillende provisie rekeningen:

• 429100 - Type reservekapitaal
• 429200 - Type vast werkkapitaal
• 701000 - Type werkkapitaal
• Indien u meerdere spaarpotjes hebt voor reserve of vast werkkapitaal met andere verdelingen, kan u extra rekeningen aanmaken zoals de 429101 en 429201.

      Wijzig naam/maak grootboekrekeningen aan voor de bankrekeningen.

• 551000 -> Zichtrekening
• 550002 -> Spaarrekening
• Indien u een derde of vierde rekening hebt, maakt u extra rekeningen aan zoals de 551001 of 550002                    

9. Definieer de raad van mede-eigenaren
Om de raad van mede-eigenaren te definiëren, volg je de stappen in dit artikel: 8.07 Council of co-ownership

10. Koppel aan Octopus-dossier
Om een nieuwe VME in Octopus te creëren, klik je op 'Boekhouding starten'. Vul vervolgens het volgende aan:

• Boekjaar:
  • Beschrijving
    • Bv. 2025-2026
  • Startdatum boekjaar
  • Einddatum boekjaar
• VME:
  • Beschrijving
    • Pas de VME naam aan indien gewenst (ter overzicht).

11. Maak financiële en diverse dagboeken aan
Om financiële journaals in Octopus te creëren, volg je de stappen in dit artikel: 3.032 Creëer diverse en financiële dagboeken

12. Voer openingsbalans in via handmatige boekingen
Om de openingsbalans in te voeren, volg je de stappen in dit artikel: 3.16 Opening balance through manual bookings

Let hier opvolgende zaken: 

• Plaats het type van de boeking op 'openingsbalans'
• Vul de datum van de boeking in met de eerste dag van het boekjaar
• Vul de startdatum debiteurenbeheer in met de eerste dag van het boekjaar (vanaf wanneer houdt hij rekening met de boekingen in de openingsbalans)

Handig om te weten:

• Als klant in debet staat wil het zeggen dat klant nog moet betalen. Als klant in credit staat moet hij geld terug krijgen
• Als leverancier in debet staat dan moet de leverancier nog geld betalen aan de VME
• Als een bedrag aan de actief kant staat zal dit in de openingsbalans aan de debet zijde komen, tenzij dit negatief is, dan komt dit aan de credit zijde.
• Als een bedrag aan de passief kant staat zal dit in de openingsbalans aan de credit zijde komen, tenzij dit negatief is, dan komt dit aan de debet zijde.

      Belangrijke punten:

• Niet rechtstreeks op een 44 of 40 rekening boeken -> hier maken we de onderverdeling tussen de verschillende klanten en leveranciers
• Niet rechtstreeks op een 55 rekening boeken -> hier werken we met de 580000 - Interne overboekingen rekening

13. Finaliseer de openingsbalans door het startsaldo in te geven voor elke bankrekening
Ga naar financieel -> boekingen om het startbedrag van uw verschillende financiële dagboeken in te geven. U kan de stappen hiervoor volgen in dit artikel: 3.17 Finaliseren van de openingsbalans via een financiële boeking

14. Boek provisies in tot op heden

Indien u overkomt in het midden van een boekjaar met historiek, gelieve dan eerst de provisies in te boeken tot op heden. Om te zien hoe u provisies inboekt, kan u de stappen volgen in volgend artikel: 3.10 Requesting provisions

15. Boek facturen in tot op heden

Indien u overkomt in het midden van een boekjaar met historiek, gelieve dan eerst de facturen in te boeken tot op heden. Om te zien hoe u provisies inboekt, kan u de stappen volgen in volgend artikel: 3.07 Aankoopfacturen valideren

16. Octopus/Vera: Importeer transacties via CODA of boek de bank manueel bij

Eens uw openingsbalans, provisies en facturen zij ingeboekt kan u overgaan tot het bijboeken van de bank. Dit kan op twee manieren, enerzijds via het importeren van CODA's, anderzijds door deze manueel in te geven.

Importeren CODA: 

• Dit kan simpelweg door de CODA-bestanden handmatig te importeren via Octopus. Om te zien hoe dit moet, kan u de stappen volgen in volgend artikel: 3.151 Manually importing CODA's in Octopus. 

Manueel bijboeken: 

• Indien u niet over CODA's bezit of u liever de bank manueel bijboekt, kan u dit door de stappen in volgend stappenplan te volgen: 3.24 Banktransacties via financiële boeking toevoegen

17. Octopus: Vraag een CODA-mandaat aan voor elke bankrekening waarop de VME transacties zal ontvangen

Eens uw historiek compleet is, kan u in principe uw CODA-mandaten aanvragen, zodat de verdere verwerking van CODA's automatisch begint te lopen. Om CODA-mandaten te creëren, volg je de stappen in dit artikel: 3.15 Creating CODA-mandates in Octopus

18. Punt de provisies/facturen af met de bank transacties en verwerk de CODA wachtrekening

Verwerk de CODA wachtrekening en punt alles af. Om te zien hoe u afpuntingen verwerkt, kan u de stappen in volgend stappenplan volgen: 3.12 Afpunten.