8.09 Communicatie verzenden vanuit een VME

Het is mogelijk om e-mails/brieven rechtstreeks vanuit een VME te versturen.

Ga hiervoor naar het tabblad "Gebouwen", open een gebouw en klik op "VME-beheer".

Klik op de "..." knop rechtsboven en klik op "Communicatie versturen".

Kies naar wie de communicatie moet verstuurd worden.

Hierbij kan er gekozen worden om de communicatie te versturen aan de hand van de verdeelsleutels of de hoedanigheid.

Iedere verdeelsleutel binnen de VME kan hiervoor geselecteerd worden.
Als er gekozen wordt voor hoedanigheid, is er een keuze uit volgende opties:

• Alle contactpersonen/bedrijven binnen de VME
• Alle eigenaren binnen de VME
• Alle huurders binnen de VME
• Elke rol binnen de raad van de VME

Als hier gekozen wordt om te versturen volgens verdeelsleutel, kan er geen hoedanigheid meer geselecteerd worden. Het omgekeerde geldt ook, bij de keuze om te versturen naar een hoedanigheid kan geen verdeelsleutel meer geselecteerd worden.

Kies de manier van communiceren:

• E-mail
• Brief
• Ondertekende brief
• Communicatievoorkeur van het contact

Kies een sjabloon. Dit is niet noodzakelijk, maar kan helpen om dingen te automatiseren. Voor meer uitleg ga 
naar: 1.07 Automatische en handmatige berichtensjablonen

Klik op de knop 'Voorbeeld' om te zien hoe de e-mail/brief eruitziet voor deze definitief te versturen.

Zodra de communicatie klaar is, klik op "Versturen". Als "automatisch verzenden" is uitgeschakeld voor e-mails/brieven in de teaminstellingen, moet er opnieuw op "verzenden" geklikt worden in "Mailings". Als het is ingeschakeld, wordt alle communicatie automatisch verzonden zonder verdere bevestiging.

Overzicht verstuurde communicatie

Om een overzicht te krijgen van alle communicatie die verstuurd is geweest binnen een VME, kan er binnen het VME beheer rechtsboven op het mailicoon gedrukt worden. Hier verschijnt een overzicht van de verstuurde communicatie. Indien er dossiers gelinkt zijn aan de VME, wordt hier enkel de uitgaande communicatie getoond.