8.10 Gecombineerde communicatie

In verschillende gevallen binnen een VLE moet u communicatie naar uw eigenaren sturen, of het nu gaat om provisies, uitnodigingen voor vergaderingen, VME-communicatie, enz.

Om het aantal e-mails/brieven dat een eigenaar per dag ontvangt te beperken (en dus ook de kosten van brieven te beperken), is het mogelijk om communicatie te combineren om bijvoorbeeld een verzoek om voorzieningen en een uitnodiging voor een vergadering als één mailing te verzenden in plaats van twee.

Volg de onderstaande stappen om te zien hoe u gecombineerde communicatie kunt verzenden:

Stap 1. Maak de uitnodiging voor de vergadering, om te zien hoe, volgt u deze stappen: 4.04 Uitnodigingen voor vergaderingen beheren en verzenden

Zodra geopend, ziet u een selectievakje 'Gecombineerde communicatie verzenden'. Klik hierop voor de eerste mailing en klik op verzenden.

Stap 2. Maak een verzoek voor provisies, om te zien hoe, volgt u deze stappen: 3.10 Provisies opvragen

Zodra geopend, ziet u een selectievakje 'Gecombineerde communicatie verzenden'. Klik hierop voor de tweede mailing en klik op verzenden.

Stap 3. Navigeer naar mailings -> aangemaakte communicatie.

Hier ziet u een overzicht van alle mailings met de status 'later verzenden', in principe alle mailings die zijn gemarkeerd als 'gecombineerde communicatie'.

Om de mailings die we in stap 1 en 2 hebben aangemaakt te combineren, klikt u op het potlood rechtsboven en selecteert u de twee mailings. U ziet een nieuwe knop oplichten (zie hieronder). Klik op deze knop om de mailings te combineren.

Stap 4. De gecombineerde mailing instellen

In het eerste deel, ziet u een overzicht van de mailings die worden gecombineerd als bevestiging.

In het tweede deel, ziet u de mailinginstelling met de eigenaren die de communicatie ontvangen, met voor elke eigenaar alle bijbehorende documenten als bijlage toegevoegd.

Hiervoor is het mogelijk om een sjabloon aan te maken in de context 'Gecombineerde communicatie'. Voor meer informatie hierover, navigeer naar deze pagina: 1.07 Automatische & handmatige berichtsjablonen (Zie ook onderstaande schermafbeelding).

Zodra u klaar bent met het maken van de gecombineerde mailing, klikt u op de knop 'Combineren en opslaan'.

U kunt de gecombineerde mailing nu vinden onder het tabblad 'Mailings', waar u deze kunt bekijken en verzenden.