8.10 Gecombineerde communicatie

In verschillende gevallen binnen een VME moet er  communicatie naar de eigenaren gestuurd worden, of het nu gaat om provisies, uitnodigingen voor vergaderingen, VME-communicatie, enz.

Om het aantal e-mails/brieven dat een eigenaar per dag ontvangt te beperken (en dus ook de kosten van brieven te beperken), is het mogelijk om communicatie te combineren om bijvoorbeeld een verzoek om voorzieningen en een uitnodiging voor een vergadering als één mailing te verzenden in plaats van twee.

Volg de onderstaande stappen om te zien hoe de gecombineerde communicatie kan verzonden worden:

Stap 1. Maak de uitnodiging voor de vergadering. Om te zien hoe, kan de volgende info helpen: 4.04 Uitnodigingen voor vergaderingen beheren en verzenden

Zodra geopend, verschijnt er een selectievakje "Gecombineerde communicatie verzenden". Klik hierop voor deze mailing en klik op "Versturen".

Stap 2. Maak een verzoek voor provisies, om te zien hoe, volg deze stappen: 3.10 Provisies opvragen

Zodra geopend, verschijnt een selectievakje "Gecombineerde communicatie verzenden". Klik hierop voor deze mailing en klik op "Versturen"

Stap 3. Navigeer naar "Mailings"; "Aangemaakte communicatie".

Hier verschijnt een overzicht met alle mailings in de status "later verzenden", in principe dus alle mailings die zijn gemarkeerd als "gecombineerde communicatie".

Om de mailings die in stap 1 en 2 werden aangemaakt te combineren, klikt op de potlood knop rechtsboven en selecteer de  

twee mailings. Een nieuwe knop

verschijnt, klik hierop om de mailings te combineren.

Stap 4. De gecombineerde mailing instellen

Het eerste deel, bevat een overzicht van de mailings die worden gecombineerd.

Het tweede deel bevat de mailinginstellingen van de eigenaren die de communicatie ontvangen, met voor elke eigenaar alle bijbehorende documenten als bijlage toegevoegd.

Het is mogelijk om een sjabloon aan te maken in de context "Gecombineerde communicatie". Voor meer informatie hierover, navigeer naar de pagina: 1.07 Automatische & handmatige berichtsjablonen (Zie ook onderstaande schermafbeelding).

Zodra de gecombineerde mailing klaar is, klik op de knop "Combineren en opslaan".

De gecombineerde mailing is nu zichtbaar in "Mailings", hier kan deze bekeken en verzonden worden.