3.07 Aankoopfacturen valideren

Stel uw teaminstellingen correct in

Om ervoor te zorgen dat uw teaminstellingen correct geconfigureerd zijn, raadpleeg handleiding 1.15 De verwerking van aankoopfacturen beheren.

Automatische validatie van aankoopfacturen met Vera

Na het configureren van uw teaminstellingen biedt Vera een geautomatiseerde methode om uw aankoopfacturen te valideren. Wij raden onze klanten aan om een apart e-mailadres te maken voor het ontvangen van al uw aankoopfacturen, bijvoorbeeld "[email protected]". Zorg ervoor dat het aangemaakte e-mailadres overeenkomt met het e-mailadres dat u in uw teaminstellingen hebt opgegeven.

Vera scant uw mailbox en stuurt alle documenten (van het type .PDF) naar de Vera Scanner. De Vera Scanner leest de informatie op de factuur en voert deze in als een factuur met de status "Klaar voor validatie". Houd er rekening mee dat de Vera Scanner ook creditnota’s herkent.

Herkende elementen van de factuur

De Vera Scanner identificeert de volgende elementen van een factuur. Elementen die vetgedrukt zijn, zijn noodzakelijk om de factuur automatisch in te voeren als "Klaar voor validatie". Als deze noodzakelijke elementen niet worden herkend, is handmatige interventie nodig via het tabblad "In scan".

Leverancier (de verzender van de factuur):

• Naam leverancier
• IBAN leverancier
• Stad leverancier
• BTW-nummer leverancier
• Postcode leverancier
• Adres leverancier

Klant (de Vereniging van Mede-Eigenaars waarvoor de factuur bedoeld is):

• Naam klant
• Stad klant
• Adres klant
• BTW-nummer klant
• Postcode klant

Overige herkende elementen:

• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Vervaldatum factuur
• Gestructureerde mededeling
• BTW-bedrag
• Factuurbedrag (incl. BTW)
• Factuurbedrag (excl. BTW)
• Totale BTW-tarief
• EAN-code

Automatisch scannen en verwerkingstijd

De gekozen mailbox wordt elke minuut bijgewerkt. Dit betekent dat als een factuur in de mailbox is ontvangen, de Vera Scanner binnen maximaal 1 minuut begint met scannen. Alle gescande facturen zijn terug te vinden in het menu-item "Financiën" onder het tabblad "In scan". Over het algemeen duurt het ongeveer 5 minuten voordat een factuur volledig verwerkt is.

Binnen het tabblad "In scan" hebben facturen een van de volgende statussen:

• Handmatige interventie nodig
• Voltooid
• Mislukt
• In scan

Handmatige annotatie van een factuur

Volg de onderstaande stappen om een factuur handmatig te annoteren:

1. Navigeer naar het menu-item "Financiën".
2. Klik op het tabblad "In scan" (dit tabblad wordt automatisch geopend).
3. Klik in de tabel op de blauwe knop "Scanner" in de kolom "Link". Hiermee wordt u naar de scanner geleid waar u de nodige aanpassingen kunt maken.

De Vera Scanner-pagina

De Vera Scanner-pagina bestaat uit twee belangrijke elementen. Aan de rechterkant ziet u een voorbeeldweergave van de factuur, en in de middelste kolom vindt u alle elementen die automatisch zijn herkend of waarvoor handmatige interventie nodig is.

• Entities: Hier worden alle elementen weergegeven die gescand kunnen worden.
• Issues: Hier vindt u alle elementen waarbij problemen zijn opgetreden.
• Annotations: Hier ziet u alle annotaties die zijn uitgevoerd.

Zo annoteert u handmatig een element op de factuur

Volg deze stappen om een element handmatig toe te wijzen aan de factuur:

1. Ga naar het gedeelte "Issues"

   • In de middelste kolom navigeert u naar het gedeelte "Issues".
   • Hier ziet u alle elementen die niet automatisch geannoteerd konden worden.

2. Zoek het juiste element in de factuur

   • Raadpleeg de voorbeeldweergave van de factuur aan de rechterkant.
   • Zoek naar het correcte element. In dit voorbeeld konden we de klantnaam (de naam van de VME) niet vinden.

3. Markeer het element in de voorbeeldweergave

   • Klik één keer op de eerste letter van de naam en klik vervolgens op de laatste letter om het hele element te selecteren.
   • De naam zal worden gemarkeerd en er opent een menu.

4. Kies het juiste veld in het menu

   • Zoek in het menu naar "Klantnaam" en klik erop.
   • De klantnaam wordt automatisch ingevuld.

Afronden van de annotatie

De factuur is nu succesvol geannoteerd en wordt verplaatst naar het tabblad "Klaar voor validatie" in Vera.
Om uw annotatie af te ronden:

• Klik bovenaan de middelste kolom op de groene knop "Voltooid".
• Klaar!

Terug naar Vera!

Nadat alles is uitgevoerd, gaan we terug naar Vera! U zult zien dat de factuur in het tabblad "In scan" automatisch wordt bijgewerkt met de status "Voltooid" en wordt verplaatst naar het tabblad "Te valideren". Als de scanner een document heeft opgepikt dat geen factuur is, kunt u aan de rechterkant op de groene knop "Sluiten" klikken. Hiermee sluit u de scanner automatisch en wordt het document genegeerd.

Het tabblad "Te valideren"

In het tabblad "Te valideren" ziet u alle facturen die klaar zijn om gevalideerd te worden. De meeste elementen van de factuur worden automatisch toegewezen dankzij de Vera Scanner. Volg de volgende stappen om een aankoopfactuur te valideren in Vera:

1. Ga naar het menu "Financiën" en klik op "Facturen".
2. Klik op het tabblad "Te valideren" (hier zou een cijfer zichtbaar moeten zijn dat aangeeft hoeveel facturen klaar zijn om gevalideerd te worden).

Belangrijke informatie over dit overzicht:
De facturen die u hier ziet, zijn facturen voor al uw VME's. U kunt filteren op de volgende items:

• Type: creditnota of aankoopfactuur
• VME: selecteer de VME waarvoor u alle facturen wilt zien
• Leverancier: selecteer de leverancier waarvan u alle facturen wilt zien
• Rol: deze filter wordt gebruikt om alle facturen te tonen die gekoppeld zijn aan een VME waar u als gebruiker een specifieke "rol" heeft. Als u dit nog niet hebt gedaan, raadpleeg dan de handleiding 3.02 "Verantwoordelijkheden creëren" om rollen aan te maken en te koppelen aan de juiste VME.

Een factuur openen:
U kunt een factuur openen door op het factuurnummer te klikken of door aan de rechterkant op de pijl (openen) te klikken. Hierdoor wordt een nieuw scherm geopend met de volgende elementen:

Belangrijke instellingen voor validatie

Houd er rekening mee dat u ervoor moet zorgen dat alle financiële instellingen van de VME correct zijn geconfigureerd voordat u aankoopfacturen valideert! Raadpleeg alle handleidingen binnen "Financiën" voordat u aankoopfacturen valideert.

Het validatieproces

• Linkerkant: Hier ziet u een voorbeeldweergave van de factuur. We hebben ervoor gezorgd dat deze gemakkelijk te lezen en te navigeren is.
• Rechterkant: Hier vindt u enkele invoervelden, en bovenaan ziet u twee tabbladen: "Algemeen" en "Verdeling".

Tabblad "Algemeen"

Als alles automatisch is gescand, hoeft u meestal niets in dit tabblad te wijzigen. Indien nodig kunt u hier de volgende informatie invoeren:

• VME: Als er geen VME is herkend, kunt u hier een VME selecteren vanuit uw CRM.
• Boekjaar: Selecteer het correcte boekjaar waarin de factuur geboekt moet worden.
• Factuurdatum: Vul de datum van de factuur in.
• Vervaldatum factuur: Vul de datum in waarop de factuur betaald moet worden.
• Journaal: In welk journaal binnen uw boekhouding moet de factuur worden geboekt?
• Periode: Selecteer een periode waarin de factuur moet worden geboekt. Als Vera slechts één periode kan vinden, wordt deze automatisch geselecteerd.
• Bedrag: Dit is het totale bedrag (inclusief BTW) van de factuur.
• Te betalen bedrag: Welk bedrag van deze factuur moet worden betaald?
• Leverancier: Selecteer de leverancier van wie de factuur afkomstig is.
• Factuurnummer: Wat is het factuurnummer?
• Omschrijving: Wat is de omschrijving van de factuur?
• Gestructureerde mededeling: Welke gestructureerde mededeling moet worden gebruikt om de factuur te betalen?
• IBAN van de leverancier: Op welk IBAN moet de factuur worden betaald?
• BIC van de leverancier: Vera vult de BIC automatisch in door naar het IBAN te kijken.

Tabblad "Verdeling"

Het tabblad "Verdeling" wordt gebruikt om de factuur te verdelen over de contacten en bedrijven die gekoppeld zijn aan de VME. Voor een meer geautomatiseerde manier van factuurverdeling kunt u gebruik maken van boekingsregels. Raadpleeg handleiding 3.06 "Boekingsregels creëren per VME" om te leren hoe u nieuwe boekingsregels kunt toevoegen.