3.08 Boekingsregels instellen per VME

Boekingsregels aanmaken in Vera

In Vera kunnen er boekingsregels aangemaakt worden. Deze regels worden gebruikt om eenvoudig en automatisch een verdeling voor de mede-eigenaars aan een factuur toe te wijzen. Vera denkt altijd na over hoe we het leven van onze klanten makkelijker kunnen maken en daarom hebben we ook een functie geïmplementeerd om een factuur automatisch te accepteren en te boeken.

Wat gebeurt er wanneer er een boekingsregel wordt aangemaakt?

Wanneer er een actieve boekingsregel is, zal het volgende gebeuren:

• Als een factuur wordt ontvangen van leverancier 'x', wordt deze automatisch geboekt op GLA 'y' en wordt de verdeelsleutel 'z' gebruikt voor de verdeling.
• Er bestaat ook de mogelijkheid om meerdere GLA’s te selecteren met de gekoppelde verdeelsleutels.
• Indien ervoor wordt gekozen om de factuur automatisch te accepteren, wordt de factuur automatisch geboekt en klaar gezet om betaald te worden.

Stappen om boekingsregels aan te maken

Volg de onderstaande stappen om boekingsregels aan te maken:

1. Ga naar "Gebouwen", open het gewenste gebouw en klik op "VME-beheer".
2. Scroll naar beneden naar de sectie  "Boekingsregels".
3. Klik op de "+" knop om nieuwe boekingsregels aan te maken.
4. Vul de volgende informatie in:
   • Leverancier: Voor welke leverancier geldt deze boekingsregel?
   • Beschrijving: Vul een omschrijving van de boekingsregel in.
   • Kies of u al dan niet de beschrijving bij algemeen wenst te gebruiken als beschrijving voor de verdelingslijnen. 
   • GLA: Selecteer de GLA waarop de factuur moet worden geboekt. Hier kunt u ook meerdere GLA’s selecteren.
   • Percentage: Welk percentage van de factuur moet worden gekoppeld aan deze GLA?
   • Verdeelsleutel: Koppel een verdeelsleutel aan de gekozen GLA.
   • Identificatie: Wat is de unieke identificatie?
   • Automatisch accepteren: Vink deze optie aan indien de factuur automatisch moet geaccepteerd worden.

Wanneer de regels eenmaal zijn aangemaakt, zal Vera ze toepassen om de verwerking van de facturen te automatiseren en te vereenvoudigen.

TIP: Weet dat u boekingsregels beide vanuit het VME beheer kan aanmaken maar ook op het blad van een te valideren factuur. Hier is dit mogelijk via de drie puntjes rechtsboven tijdens het boeken hiervan.