3.09 Aankoopfacturen valideren

Stel de teaminstellingen correct in

Om ervoor te zorgen dat de teaminstellingen correct geconfigureerd zijn, raadpleeg handleiding 1.15 De verwerking van aankoopfacturen beheren.

Automatische validatie van aankoopfacturen met Vera

Na het configureren van de teaminstellingen biedt Vera een geautomatiseerde methode om de aankoopfacturen te valideren. Er wordt aangeraden om een apart e-mailadres te maken voor het ontvangen van al de aankoopfacturen, bijvoorbeeld "facturen@syndicus.be". Hierbinnen kan er ook een specifieke folder gekozen worden die moet uitgelezen worden. Zorg ervoor dat het aangemaakte e-mailadres overeenkomt met het e-mailadres dat in teaminstellingen werd opgegeven.

Vera scant automatisch deze mailbox en stuurt alle documenten (van het type .PDF) naar de Vera Scanner. De Vera Scanner leest de informatie op de factuur en voert deze in als een factuur met de status "Klaar voor validatie". Houd er rekening mee dat de Vera Scanner ook creditnota’s herkent.

Herkende elementen van de factuur

De Vera Scanner identificeert de volgende elementen van een factuur. Elementen die vetgedrukt zijn, zijn noodzakelijk om de factuur automatisch in te voeren als "Klaar voor validatie". Als deze noodzakelijke elementen niet worden herkend, is handmatige interventie nodig via het tabblad "In scan".

Leverancier (de verzender van de factuur):

• Naam leverancier
• IBAN leverancier
• Stad leverancier
• BTW-nummer leverancier
• Postcode leverancier
• Adres leverancier

Klant (de Vereniging van Mede-Eigenaars waarvoor de factuur bedoeld is):

• Naam klant
• Stad klant
• Adres klant
• BTW-nummer klant
• Postcode klant

Overige herkende elementen:

• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Vervaldatum factuur
• Gestructureerde mededeling
• BTW-bedrag
• Factuurbedrag (incl. BTW)
• Factuurbedrag (excl. BTW)
• Totale BTW-tarief
• EAN-code

Automatisch scannen en verwerkingstijd

De gekozen mailbox wordt elke minuut bijgewerkt. Dit betekent dat als een factuur in de mailbox is ontvangen, de Vera Scanner binnen maximaal 1 minuut begint met scannen. Alle gescande facturen zijn terug te vinden in het menu-item "Financiën" onder het tabblad "In scan". Over het algemeen duurt het ongeveer 5 minuten voordat een factuur volledig verwerkt is.

Binnen het tabblad "In scan" hebben facturen een van de volgende statussen:

• Handmatige interventie nodig
• Voltooid
• Mislukt
• In scan

Handmatige annotatie van een factuur

Volg de onderstaande stappen om een factuur handmatig te annoteren:

1. Navigeer naar het menu-item "Financiën".
2. Klik op het tabblad "In scan" (dit tabblad wordt automatisch geopend).
3. Klik in de tabel op de blauwe knop "Scanner" in de kolom "Link". Hierdoor word er doorgegaan naar de scanner waar de nodige aanpassingen kunnen gebeuren.

De Vera Scanner-pagina

De Vera Scanner-pagina bestaat uit twee belangrijke elementen. Aan de rechterkant verschijnt een voorbeeldweergave van de factuur, en in de middelste kolom verschijnen alle elementen die automatisch zijn herkend of waarvoor handmatige interventie nodig is.

• Entities: Hier worden alle elementen weergegeven die gescand kunnen worden.
• Issues: Dit is een overzicht van alle elementen waarbij problemen zijn opgetreden.
• Annotations: Hier verschijnt een overzicht van de annotaties die zijn uitgevoerd.

Handmatige annotatie

Volg deze stappen om een element handmatig toe te wijzen aan de factuur:

1. Ga naar het gedeelte "Issues"

   • Ga naar het gedeelte "Issues" in de middelste kolom.
   • Hier verschijnen alle elementen die niet automatisch geannoteerd werden.

2. Zoek het juiste element in de factuur

   • Raadpleeg de voorbeeldweergave van de factuur aan de rechterkant.
   • Zoek naar het correcte element. In dit voorbeeld kon de klantnaam (de naam van de VME) niet gevonden worden.

3. Markeer het element in de voorbeeldweergave

   • Klik één keer op de eerste letter van de naam en klik vervolgens op de laatste letter om het hele element te selecteren.
   • De naam zal worden gemarkeerd en er opent een menu.

4. Kies het juiste veld in het menu

   • Zoek in het menu naar "Klantnaam" en klik erop.
   • De klantnaam wordt automatisch ingevuld.

Afronden van de annotatie

De factuur is nu succesvol geannoteerd en wordt verplaatst naar het tabblad "Klaar voor validatie" in Vera.
Om de annotatie af te ronden:

• Klik bovenaan de middelste kolom op de groene knop "Voltooid".
• Klaar!

Terug naar Vera!

Nadat alles is uitgevoerd, gaan we terug naar Vera! De factuur in het tabblad "In scan" wordt automatisch bijgewerkt naar de status "Voltooid" en wordt verplaatst naar het tabblad "Te valideren". Als de scanner een document heeft opgepikt dat geen factuur is, maak dan gebruik van de groene knop aan de rechterkant "Sluiten". Hiermee wordt de scanner automatisch gesloten en het document genegeerd.

Het tabblad "Te valideren"

In het tabblad "Te valideren" verschijnen alle facturen die klaar zijn om gevalideerd te worden. De meeste elementen van de factuur worden automatisch toegewezen dankzij de Vera Scanner. Volg de volgende stappen om een aankoopfactuur te valideren in Vera:

1. Ga naar het menu "Financiën" en klik op "Facturen".
2. Klik op het tabblad "Te valideren" (hier zou een cijfer zichtbaar moeten zijn dat aangeeft hoeveel facturen klaar zijn om gevalideerd te worden).

Belangrijke informatie over dit overzicht:
De facturen die hier worden getoond, zijn facturen voor alle VME's. Er kan gefilterd worden op de volgende items:

• Type: creditnota of aankoopfactuur
• VME: selecteer de VME waarvoor de facturen getoond moeten worden
• Leverancier: selecteer de leverancier waarvan de facturen getoond moeten worden
• Rol: deze filter wordt gebruikt om alle facturen te tonen die gekoppeld zijn aan een VME waar u als gebruiker een specifieke "rol" heeft. Indien dit nog niet is ingesteld, raadpleeg dan de handleiding 3.02 "Verantwoordelijkheden toewijzen" om rollen aan te maken en te koppelen aan de juiste VME.

Een factuur openen:
Een factuur wordt geopend door op het factuurnummer te klikken of door aan de rechterkant op de pijl (openen) te klikken. Hierdoor wordt een nieuw scherm geopend.

Belangrijke instellingen voor validatie

Houd er rekening mee dat ervoor moet gezorgd worden dat alle financiële instellingen van de VME correct zijn geconfigureerd voordat de aankoopfacturen worden gevalideerd! Raadpleeg alle handleidingen binnen de rubriek "Financieel" voor aankoopfacturen te valideren.

Het validatieproces

• Linkerkant: Dit opent een voorbeeldweergave van de factuur. 
• Rechterkant: Hier staan alle invoervelden met bovenaan twee tabbladen: "Algemeen" en "Verdeling".

Tabblad "Algemeen"

Als alles automatisch is gescand, hoeft er meestal niets in dit tabblad gewijzigd te worden. Indien nodig kan de volgende informatie hier ingevoerd worden:

• VME: Als er geen VME is herkend, kan hier een VME geselecteerd worden vanuit de CRM.
• Boekjaar: Selecteer het correcte boekjaar waarin de factuur geboekt moet worden.
• Factuurdatum: Vul de datum van de factuur in.
• Vervaldatum factuur: Vul de datum in waarop de factuur betaald moet worden.
• Journaal: In welk journaal binnen de boekhouding moet de factuur worden geboekt?
• Periode: Selecteer een periode waarin de factuur moet worden geboekt. Als Vera slechts één periode kan vinden, wordt deze automatisch geselecteerd.
• Bedrag: Dit is het totale bedrag (inclusief BTW) van de factuur.
• Te betalen bedrag: Welk bedrag van deze factuur moet worden betaald?
• Leverancier: Selecteer de leverancier van wie de factuur afkomstig is.
• Factuurnummer: Wat is het factuurnummer?
• Omschrijving: Wat is de omschrijving van de factuur?
• Gestructureerde mededeling: Welke gestructureerde mededeling moet worden gebruikt om de factuur te betalen?
• IBAN van de leverancier: Op welk IBAN moet de factuur worden betaald?
• BIC van de leverancier: Vera vult de BIC automatisch in door naar het IBAN te kijken.

Tabblad "Verdeling"

Het tabblad "Verdeling" wordt gebruikt om de factuur te verdelen over de contacten en bedrijven die gekoppeld zijn aan de VME. Voor een meer geautomatiseerde manier van factuurverdeling kan er gebruik gemaakt worden van boekingsregels. Raadpleeg handleiding 3.06 "Boekingsregels instellen per VME" om te leren hoe nieuwe boekingsregels kunnen toegevoegd worden.