3.09 Aankoopfacturen valideren

Stel de teaminstellingen correct in

Om ervoor te zorgen dat de teaminstellingen correct geconfigureerd zijn, raadpleeg handleiding 1.15 De verwerking van aankoopfacturen beheren.

Automatische validatie van aankoopfacturen met Vera

Na het configureren van de teaminstellingen biedt Vera een geautomatiseerde methode om de aankoopfacturen te valideren. Er wordt aangeraden om een apart e-mailadres te maken voor het ontvangen van al de aankoopfacturen, bijvoorbeeld "facturen@syndicus.be". Hierbinnen kan er ook een specifieke folder gekozen worden die moet uitgelezen worden. Zorg ervoor dat het aangemaakte e-mailadres overeenkomt met het e-mailadres dat in teaminstellingen werd opgegeven.

Vera scant automatisch deze mailbox en stuurt alle documenten (van het type .PDF) naar de Vera Scanner. De Vera Scanner leest de informatie op de factuur en voert deze in als een factuur met de status "Klaar voor validatie". Houd er rekening mee dat de Vera Scanner ook creditnota’s herkent.

Herkende elementen van de factuur

De Vera Scanner identificeert de volgende elementen van een factuur. 

Leverancier (de verzender van de factuur):

• Naam leverancier
• IBAN leverancier
• Stad leverancier
• BTW-nummer leverancier
• Postcode leverancier
• Adres leverancier

Klant (de Vereniging van Mede-Eigenaars waarvoor de factuur bedoeld is):

• Naam klant
• Stad klant
• Adres klant
• BTW-nummer klant
• Postcode klant

Overige herkende elementen:

• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Vervaldatum factuur
• Gestructureerde mededeling
• BTW-bedrag
• Factuurbedrag (incl. BTW)
• Factuurbedrag (excl. BTW)
• Totale BTW-tarief
• EAN-code

Automatisch scannen en verwerkingstijd

De gekozen mailbox wordt elke minuut bijgewerkt. Dit betekent dat als een factuur in de mailbox is ontvangen, de Vera Scanner binnen maximaal 1 minuut begint met scannen. Alle gescande facturen zijn terug te vinden in het menu-item "Financiën" onder het tabblad "In scan". Over het algemeen duurt het ongeveer 5 minuten voordat een factuur volledig verwerkt is. Moest er opgemerkt worden dat een factuur langer dan 1 dag in de status "In scan" blijft staan, kan er contact opgenomen worden met support.

Opvolging

Nadat alles is uitgevoerd, wordt de factuur automatisch bijgewerkt naar de status "Voltooid" en verplaatst naar het tabblad "Te valideren". Als de scanner een document heeft opgepikt dat geen factuur is, maak dan gebruik van de groene knop aan de rechterkant "Sluiten". Hiermee wordt de scanner automatisch gesloten en het document genegeerd.

Het tabblad "Te valideren"

In het tabblad "Te valideren" verschijnen alle facturen die klaar zijn om gevalideerd te worden. De meeste elementen van de factuur worden automatisch toegewezen dankzij de Vera Scanner. Volg de volgende stappen om een aankoopfactuur te valideren in Vera:

1. Ga naar het menu "Financiën" en klik op "Facturen".
2. Klik op het tabblad "Te valideren" (hier zou een cijfer zichtbaar moeten zijn dat aangeeft hoeveel facturen klaar zijn om gevalideerd te worden).

Belangrijke informatie over dit overzicht:

De facturen die hier worden getoond, zijn facturen voor alle VME's. Er kan gefilterd worden op de volgende items:

• Type: creditnota of aankoopfactuur
• VME: selecteer de VME waarvoor de facturen getoond moeten worden
• Leverancier: selecteer de leverancier waarvan de facturen getoond moeten worden
• Rol: deze filter wordt gebruikt om alle facturen te tonen die gekoppeld zijn aan een VME waar u als gebruiker een specifieke "rol" heeft. Indien dit nog niet is ingesteld, raadpleeg dan de handleiding 3.02 "Verantwoordelijkheden toewijzen" om rollen aan te maken en te koppelen aan de juiste VME.

Een factuur openen:

Een factuur wordt geopend door op het factuurnummer te klikken of door aan de rechterkant op de pijl (openen) te klikken. Hierdoor wordt een nieuw scherm geopend.

Belangrijke instellingen voor validatie

Houd er rekening mee dat ervoor moet gezorgd worden dat alle financiële instellingen van de VME correct zijn geconfigureerd voordat de aankoopfacturen worden gevalideerd! Raadpleeg alle handleidingen binnen de rubriek "Financieel" voor aankoopfacturen te valideren.

Het validatieproces

• Linkerkant: Dit opent een voorbeeldweergave van de factuur. 
• Rechterkant: Hier staan alle invoervelden met bovenaan twee tabbladen: "Algemeen" en "Verdelingen".

Tabblad "Algemeen"

Als alles automatisch is gescand, hoeft er meestal niets in dit tabblad gewijzigd te worden. Indien nodig kan de volgende informatie hier ingevoerd worden:

• VME: Als er geen VME is herkend, kan hier een VME geselecteerd worden vanuit de CRM.
• Boekjaar: Selecteer het correcte boekjaar waarin de factuur geboekt moet worden.
• Factuurdatum: Vul de datum van de factuur in.
• Vervaldatum factuur: Vul de datum in waarop de factuur betaald moet worden.
• Journaal: In welk journaal binnen de boekhouding moet de factuur worden geboekt?
• Periode: Selecteer een periode waarin de factuur moet worden geboekt. Als Vera slechts één periode kan vinden, wordt deze automatisch geselecteerd.
• Bedrag: Dit is het totale bedrag (inclusief BTW) van de factuur.
• Te betalen bedrag: Welk bedrag van deze factuur moet worden betaald?
• Leverancier: Selecteer de leverancier van wie de factuur afkomstig is.
• Factuurnummer: Wat is het factuurnummer?
• Omschrijving: Wat is de omschrijving van de factuur?
• Gestructureerde mededeling: Welke gestructureerde mededeling moet worden gebruikt om de factuur te betalen?
• IBAN van de leverancier: Op welk IBAN moet de factuur worden betaald?
• BIC van de leverancier: Vera vult de BIC automatisch in door naar het IBAN te kijken.

Binnen dit overzicht, bestaat de mogelijkheid om een betaling te blokkeren zodat deze niet zomaar kan betaald worden. Een geblokkeerde betaling kan nog steeds aanvaard worden maar kan in de volgende fase niet betaald worden.

Tabblad "Verdelingen"

Het tabblad "Verdeling" wordt gebruikt om de factuur te verdelen over de contacten en bedrijven die gekoppeld zijn aan de VME.

Bij het selecteren van het boekhoudnummer, kan er ook steeds gezien worden welke verdeelsleutel hieraan is gekoppeld.

Selecteer of er gebruik moet gemaakt worden van een verdeelsleutel om de kosten te verdelen. Indien dit privatief moet verdeeld worden klik op het icoontje naast de verdeelsleutel en selecteer de correcte eigenaar. Bij verdeelsleutel kan zowel de naam als de beschrijving van de verdeelsleutel teruggevonden worden.

Beslis hier of de factuur pro rata moet verdeeld worden over het hele jaar of enkel op de boekingsdatum door een datum en einddatum in te geven. In dit voorbeeld wordt er enkel rekening gehouden met de boekingsdatum, indien dit pro rata moet verdeeld worden, zorg dan dat het veld 'datum' gelijk is aan de start van het boekjaar en 'einddatum' gelijk aan het einde van de boekdatum.

Hier bestaat tevens de optie om negatieve boekingen in te geven.

Voor een meer geautomatiseerde manier van factuurverdeling kan er gebruik gemaakt worden van boekingsregels. Raadpleeg handleiding 3.06 "Boekingsregels instellen per VME" om te leren hoe nieuwe boekingsregels kunnen toegevoegd worden.