9.03 Dossierbeheer

Algemeen beheer van dossiers

Wanneer het dossier geopend is, kan de algemene status van het dossier rechts bovenaan worden aangepast.

Het doel van dossierbeheer is om een dossier van A tot Z op te volgen door alle informatie (documenten, betrokken partijen, contactgegevens, e-mails, enz.) op één centrale plaats te bundelen.

Het dossier wordt beheerd door taken in te stellen met vervaldatums, terug te vinden aan de rechterzijde van het scherm. Hier kunnen ook notities aan het dossier worden toegevoegd en afspraken worden geregistreerd. Via de mailknop is toegang mogelijk tot alle inkomende en uitgaande e-mailcommunicatie met betrekking tot het dossier.

Via de "..." bovenaan is snel toegang mogelijk tot acties, zoals het versturen van een e-mail.

Toegang tot de klantenpagina

De klantenpagina is toegankelijk via het oogicoon naast "Klantenpagina".

Notities toevoegen en beheren

Aan de rechterzijde van het scherm kunnen notities worden toegevoegd en beheerd.
Notities kunnen onzichtbaar worden gemaakt voor andere partijen (bijvoorbeeld de verzekeringsbemiddelaar).
 Er is ook de mogelijkheid om een notitie zichtbaar te maken op de klantenpagina.

Via de "..." knop kunnen uitgebreidere notities worden toegevoegd door de actie "Voeg een gedetailleerde notitie toe".

Taken toevoegen en beheren

Het gebruik van taken vormt de kern van het dossierbeheer. Er kunnen sjabloontaken en/of handmatige taken worden aangemaakt met (vooraf bepaalde) vervaldatums. Wanneer een taak vervallen is, wordt deze in het rood weergegeven.

Het uitstellen van vervaldatums is mogelijk door op het klokicoon te klikken.

Telefoongesprekken en sms-berichten beheren

Via de "..." knop is het mogelijk om een telefoongesprek te registreren (voor logdoeleinden) en/of een sms te versturen naar een betrokken partij.

Acties koppelen aan taken en dossierstatus

Wanneer een actie wordt uitgevoerd (zoals het verzenden van een e-mail of het registreren van een telefoongesprek), kan hier meteen een taak aan worden toegevoegd.
Bijvoorbeeld: er wordt een e-mail verstuurd naar een leverancier voor een offerte; vervolgens kan direct een taak worden aangemaakt met als doel een antwoord te ontvangen binnen 5 werkdagen.

Daarnaast is het mogelijk om tijdens het uitvoeren van een actie de status van het dossier aan te passen.

E-mails verzenden en beheren

Er is een rechtstreekse koppeling voorzien met de persoonlijke en/of teammailbox. Deze mailbox is toegankelijk via de mailboxknop aan de linkerkant van het scherm (dit is de algemene mailbox).

Belangrijk: wanneer bijvoorbeeld een e-mail wordt verwijderd via deze omgeving, wordt de e-mail ook verwijderd uit de gekoppelde, gewone mailbox. Hier is er sprake van een 1-op-1 connectie.

E-mails versturen vanuit het dossier

Via de "..." knop is het mogelijk om rechtstreeks een e-mail te versturen.

Door op het mail icoon te klikken, wordt toegang verkregen tot alle e-mails die aan het dossier zijn gekoppeld (zowel inkomend als uitgaand).

E-mails registreren

E-mails kunnen ook geregistreerd worden door een .msg- of .eml-bestand in het uploadvak te slepen.
Het systeem herkent vervolgens automatisch de variabelen in het e-mailbestand.

Afspraken toevoegen en beheren

Er kunnen afspraken aan het dossier worden toegevoegd via de afsprakenknop aan de rechterzijde van het scherm.

Algemeen overzicht van afspraken

Door op "Agenda" links bovenaan het scherm te klikken, wordt een algemeen overzicht getoond van alle afspraken, dit werkt over alle dossiers heen.

Betrokken partijen toevoegen

Betrokken partijen kunnen aan het dossier worden toegevoegd door op de "+" knop te klikken in de sectie "Betrokken partijen".

Documenten toevoegen

Documenten kunnen worden toegevoegd door ze naar het upload vak te slepen.

Tijdslijn

Via de tijdslijn is een chronologisch overzicht beschikbaar van de uitgevoerde acties binnen een dossier.
Het is mogelijk te filteren op notities, telefoongesprekken, documenten, sms’jes en e-mails.

De logknoppen kunnen worden aangepast in de persoonlijke instellingen.