3.19 Afsluit boekjaar

Deze handleiding zal u door de stappen lopen voor het afsluiten van uw boekjaar.

Stap 1: Controleer financiële informatie

Controleer alle aankoopfacturen die geboekt zijn in het af te sluiten boekjaar bij ons in Vera:

1. Hangt er een leverancier aan de factuur?
2. Is er een correct bedrag ingevuld voor de factuur?
3. Is de factuur verdeeld met de correcte verdeelsleutel?
4. Zijn alle aankoopfacturen geboekt voor huidig boekjaar?

Ter info: Enkel als een factuur betaald en afgepunt is zal deze als betaald staan bij ons.

Stap 2: Controleer alle provisies

Controleer het volgende bij alle provisies in het af te sluiten boekjaar:

1. Zijn alle provisies geboekt?
2. Zijn alle provisies verstuurd (waar nodig)?
3. Zijn alle provisies gelinkt aan de correcte eigenaar?

Handleiding provisies: 3.10 Requesting provisions

Stap 3: Controleer alle afpuntingen

Controleer alle afpuntingen van alle betalingen.

1. Zijn alle mede-eigenaren afgepunt?
2. Zijn alle leveranciers afgepunt?

Handleiding afpuntingen: 3.11 Settling your statements

Stap 4: Controleer alle boekingen

Controleer of er een verdeelsleutel is gelinkt aan alle boekingen met een 6-rekening. Als er geen verdeelsleutel gelinkt is aan een boeking op een 6-rekening kan Vera dit niet meenemen op de individuele afrekening/globale afrekening.

Indien dit niet het geval is, gelieve de boekingslijn te wijzigen via het potloodje en een verdeelsleutel te koppelen.

Stap 5: Synchroniseer met Octopus

Klik op de actieknop en kies vervolgens voor 'Synchroniseer met Octopus'.

Stap 6: Klik op boekjaar afsluiten

Klik op de actieknop en kies vervolgens voor 'Boekjaar afsluiten'. 

Het volgende zal gebeuren en getoond worden in het overzicht bij afsluiten van het boekjaar:

• Alle openstaande provisies die op een 7-rekening zijn geboekt zullen vernietigd worden waardoor de opbrengstenrekening op nul komt te staan.
• De kosten van de 6-rekeningen zullen worden geboekt naar de mede-eigenaren, waardoor de 6-rekeningen op nul komen te staan.

In het overzicht van 'Boekjaar afsluiten' kan u volgende zaken zien:

• Alle openstaande provisies van het type werkkapitaal die ongedaan zullen gemaakt worden.
• Ongeboekte meterstanden.
• Facturen zonder gelinkte verdeelsleutel

Stap 7: Klik op simulatie aanmaken

Dit is puur een simulatie, er wordt nog niets geboekt. In de simulatie zal u het saldo van alle klanten en leveranciers zien na alle boekhoudkundige verwerking, alsook het saldo van de bank. Het saldo van het reserve en vast werkkapitaal is ook zichtbaar in deze simulatie.

Er is hier ook een controle voorzien op 6-rekeningen. Als er in de simulatie een 6-rekening aanwezig is betekent dit dat er geen verdeelsleutel aan gelinkt is en de kost niet kan doorgerekend worden aan de mede-eigenaar. Indien dit het geval is (zoals in laatste screenshot), gelieve terug te gaan naar stap 4.

Bovenop bovenstaand zal de rekening 499001: Afrondingsverschillen ook aanwezig zijn, dit is voor volgende redenen:

• Wanneer er boekingen gebeuren en verdeeld worden kunnen deze niet altijd perfect verdeeld worden en is er soms een afronding nodig. Deze afrondingen worden op de 499001 rekening geboekt.
• Wanneer er een opmerkelijk groot bedrag op de 499001 rekening staat, betekent dit hoogst waarschijnlijk dat de meterstanden nog niet zijn geboekt.

Stap 8: Kijk saldo's na

Kijk na als de saldo's in de simulatie overeen komen met de saldo's op de individuele afrekening als extra controle. Een goede oefening is om de simulatie naast de afrekening te leggen en de saldo's af te lopen.

Handleiding rapporten: 10.02 Creating reports for a HOA

Stap 9: Opslaan

Sla op door op 'Boekjaar afsluiten' te klikken. Wanneer u opslaat worden de diverse boekingen in het huidig boekjaar opgeslagen en zullen alle 6- en 7-rekeningen op nul worden gezet. De boekhouding zal nu klaar gesteld worden voor volgend boekjaar.

Ter info: de resultaten rekening, individuele afrekening en globale afrekening kunnen eender wanneer worden gegenereerd, terwijl de actief en passief balans enkel correct gegenereerd kan worden eens de boekhoudkundige verwerkingen gebeurd zijn en het boekjaar afgesloten is.

Stap 10: Nieuw boekjaar aanmaken

Indien alle vorige stappen volledig zijn afgewerkt kan u nu het nieuwe boekjaar aanmaken. Dit moet voorlopig nog in Octopus gebeuren maar zal in de toekomst in het platform geïmplementeerd worden.

Wanneer u het nieuwe boekjaar aanmaakt zal Octopus normaal gezien automatisch vragen om het vorig boekjaar te overboeken. Indien dit niet het geval is, klik dan op 'Boekjaar' -> 'Overboeken boekjaar' in Octopus.

Handleiding boekjaar aanmaken: 3.033 Creating/adjusting a bookyear in Octopus

EXTRA Stap 11: Correcties

Indien er nog een wijziging/correctie dient te gebeuren na het afsluiten, kan u dit nog aanpassen door de status van het boekjaar aan te passen. Dit kan door naar 'Boekhoudkundige instellingen' te navigeren, het boekjaar open te klikken en vervolgens de status te wijzigen van 'Closing' naar 'Open'.

Als de status op 'Closing blijft staan kan u niets meer boeken.

EXTRA Stap 12: Herberekening

Indien u nog wijzigingen hebt aangebracht in stap 11, gelieve dan naar de kaart van de saldo's te navigeren en op de knop 'Herberekening' te klikken.