3.1.5 Facturatiemodule - Accountinstellingen

Om van de voordelen van de facturatiemodule te genieten, moeten ook in de facturatiemodule enkele instellingen op orde gezet worden. Vooraleer u dit kan doen, moet u eerst een gebruikersaccount aanvragen bij helpdesk@keypoint.be. Eens uw account geactiveerd is, navigeert u naar invoicing.keypoint.be en volgt u de instructies hieronder.

Klik bovenaan op 'Accountinstellingen'. Dit zal een sidebar openen met volgende opties:

• Account
• Workflow
• Integraties
• Webhooks

Hieronder kan u instructies volgen over de zaken die u moet instellen per categorie. 

Account

Vul volgende velden in:

• Adres
  • Straat
  • Huisnummer
  • Postcode
  • Stad
• Contactinformatie
  • E-mail
  • Telefoonnummer
  • Website
• Financiën
  • Rechtspersonenregister (RPR)
• IBAN's

De informatie die u hier invult zal getoond worden op de facturen die via de workflows worden gemaakt. 

Workflows

Creëer een workflow. U zal dit nodig hebben bij het instellen van de facturatiemodule in Vera. Zie handleiding: 3.1.1 Verkoopfactuur instellingen in Vera.

Klik op de '+' knop aan de rechterbovenzijde om een nieuwe workflow te maken.

Vul volgende velden in:

• Naam
• Beschrijving
• IBAN
• E-mail 
  • Komt op de factuur
• E-mailadressen factuur
  • Facturen kunnen automatisch doorgestuurd worden naar dit e-mailadres
• Automatisatie
  • Kies welke van de volgende acties automatisch mogen ondernomen worden:
    • Automatisch boeken (in exact)
    • Automatisch factuur per mail versturen
    • Automatisch versturen van de factuur naar Peppol

Sla de wijzigingen op. 

Ga terug naar het overzicht van de workflows and klik op het pijltje naast de workflow die u wenst te wijzigen.

U zal nu verdere informatie moeten ingeven en elke instellingen toevoegen voor de gekozen workflow.

Naast de reeds ingegeven info in de vorige stap, zal u nu ook volgende zaken kunnen ingeven:

• Whitelabel
  • Logo die op de factuur zal terecht komen
• Series
  • In een serie heeft u volgende opties:
    • U kan het standaardfactuurnummer aanpassen
    • U kan het jaartal toevoegen in het voorvoegsel
      • U kan hierbij de start en einddatum ingegven
    • U kan series aanmaken voor zowel facturen als kredietnota's
    • U kan meerdere series toevoegen, voor bv. meerdere jaren

Series worden dus in andere woorden gebruikt om enkele basisinstellingen te hanteren voor de opmaak van uw facturen/factuurnummers. 

Zie verdere uitleg hieronder.

Upload een logo in JPEG, PNG of SVG formaat. U hebt de mogelijkheid om per workflow een andere logo te uploaden.

Klik op de '+' knp om een nieuwe serie toe te voegen.

Vervolgens zal u onderstaand scherm te zien krijgen.

Hier kan u volgende zaken definiëren:

• Type
  • Kies tussen factuur of kredietnota
• Voorvoegsel
  • Definieer wat u als voorvoegsel voor het factuurnummer wenst
  • Hier kan u bv. het jaartal gebruiken
• Formaat
  • Geef een aantal nullen in om de lengte van uw factuurnummer te bepalen
  • 6 nullen = 6 tekens
• Startdatum en einddatum
  • Dit bepaalt hoe lang de serie geldig is
  • Voor series met voorvoegsel jaartal stelt u dus best de start en einddatum in op het gekozen jaartal
  • Bv. 01/01/2025 tot 31/12/2025 voor voorvoegsel 2025
• Eerste nummer
  • Kies vanaf welk nummer de factuurnummers mogen starten
• Exact Online (enkel te configureren als u met de Exact integratie werkt)
  • Selectiemethode periode
    • Kies tussen:
      • Eerste op factuurdatum
        • Boekt de facturen volgens factuurdatum
      • Als eerst geopend
        • Boekt de facturen volgens de eerste in de periode
  • Grootboekrekening
    • Kies de standaard grootboekrekening die mag gekozen worden indien er geen rekening is ingevuld bij de prestatie
  • Dagboek
    • Vul het dagboek van Exact in

Integraties

Indien u Exact Online gebruikt en u wenst gebruik te maken van het automatisch boeken van facturen vanuit de facturatiemodule naar Exact Online, kan u via deze weg de integratie leggen. Log simpelweg in met uw Exact credentials en klik op opslaan. 

Extra voor Exact:

Indien u gebruik maakt van Exact bestaat er een extra instelling. U zal moeten kiezen of u periode-datum controle al dan niet hanteert. Zie uitleg hieronder.

Indien de instelling op ja staat:

Dan kan bv. Een factuur geboekt worden op 2 januari, maar zal zelfs als je een andere periode selecteert, de factuur nog altijd in januari in de boekhouding verschijnen. 

Indien de instelling op nee staat:

Dan kan bv. Een factuur geboekt worden op 2 januari en een periode geselecteerd worden van december. Bv. Bij een factuur die eigenlijk kosten bevat in het vorig boekjaar/periode maar die maar geboekt wordt in januari. 

Webhooks

De webhook endpoint zal ingevuld worden door de developer tijdens uw onboarding. Gelieve hier niets in te wijzigen! Indien de link verbroken wordt zal de facturatiemodule niet langer werken.