3.1.1 Verkoopfactuur instellingen in Vera

In Vera hebben we een facturatiemodule voorzien, waar u als syndicus uw prestaties en ereloon eenvoudig kan doorfactureren naar de VME. Hiervoor hebben we enkele instellingen om op te zetten, beide in Vera en in ons facturatietool.

Teaminstellingen

Om de instellingen op punt te zetten in Vera, navigeren we eerst en vooral naar de teaminstellingen. Onder het tabblad 'Syndic Beheer' kunnen de overkoepelende instellingen vinden voor verkoopfacturen. Klik op het potloodje aan de rechterzijde om deze te wijzigen. 

Via het potloodje zal u terecht komen op de sidebar 'verkoopfactuur instellingen wijzigen'. Hier kan u alvast enkele belangrijke zaken in of uitschakelen. 

U krijgt hier de volgende opties:

• Flow:
  • Hier selecteert u een workflow, hoe u een workflow aanmaakt ziet u in deze handleiding: 3.1.5 Facturatiemodule - Accountinstellingen.
  • Een workflow bestaat uit richtlijnen en instellingen om het facturatieproces in goede banen te laten verlopen. Er kunnen meerdere workflows aangemaakt worden voor bv. verschillende VME's. Elke workflow bestaat uit volgende zaken:
    • Whitelabel (voor op de factuur)
    • Algemene contact gegevens (voor op de factuur) 
    • Automatisatie instellingen
    • Factuur/kredietnota instellingen
    • Exact online instellingen
• Betalingstermijn:
  • Vul de standaard betalingstermijn in voor uw facturen.
• Notitie:
  • Vul en interne notitie in.
• Checkboxen:
  • Hier krijgt u de optie om belangrijke functionaliteiten in of uit te schakelen, vink de checkboxen aan van de opties die u wenst te behouden. U zal hier de volgende zaken kunnen aanvinken:
    • Manuele prestaties automatisch factureren
      • Factureert alle extra prestaties (zoals bv. verkoopdossiers)
    • Standaard prestaties automatisch factureren
      • Factureert alle standaard prestaties (zoals scans, brieven, etc.)
    • Gebruik automatisch gegenereerde OGM
      • In de instellingen van de invoicing service kan u kiezen of u een gegenereerd OGM gebruikt of het factuurnummer als OGM
    • Ereloon en prestaties apart factureren
      • Zorgt ervoor dat er een aparte factuur wordt opgemaakt voor de prestaties en het ereloon.
    • Toon prestaties met een nul kost op de factuur
      • Zorgt ervoor dat standaard prestaties waar geen kosten in rekening voor worden gebracht toch op de factuur komen te staan. Dit zodat u kan aantonen aan uw eigenaren dat er bv. 50 e-mails gratis verstuurd geweest zijn.
• Facturatie interval:
  • Kies hoe vaak u wenst te factureren. U zal hier de keuze hebben uit volgende opties:
    • Elke maand
    • Elke twee maanden
    • Elke drie maanden
    • Elke vier maanden
    • Elke zes maanden
    • Jaarlijks
• Facturatie moment voor ereloon:
  • Kies of u vooraf of uitgesteld wenst te factureren.
    • Vooraf factureren: Dit houdt in dat het ereloon telkens voor de toekomstige gekozen periode zal gefactureerd worden. Als u bv. kiest voor 3 maanden facturatie interval zal er dus op 01/01 gefactureerd worden voor januari, februari en maart. 
      • Wanneer u kiest om vooraf te factureren en u de facturatie start vanaf 28/02 (in te stellen op contract) bij een boekjaar dat start op 01/01, zullen beide januari en februari ook mee gefactureerd worden bij de facturatie van de maand maart. Dit wanneer er per maand gefactureerd wordt. 
    • Uitgesteld factureren: Dit houdt in dat het ereloon pas gefactureerd wordt met de factuur van de extra prestaties. Wanneer dus de factuur binnenkomt na 3 maanden op 01/04, zal met dezelfde factuur (afhankelijk van de instellingen) het ereloon gefactureerd worden voor de voorbije 3 maanden. 

VME Beheer

Indien u de overkoepelende instellingen vanuit de teaminstellingen niet voor elke VME wenst te gebruiken, kan u per VME deze ook overrulen. Dit kan door naar VME Beheer te navigeren en vervolgens het tabblad 'Syndic beheer' te openen. 

Hier zal u identiek dezelfde instellingen terugvinden, zoals u zonet hebt aangepast in de teaminstellingen. U kan voor bepaalde VME's dus opteren voor andere instellingen of in het geheel de facturatiemodule uitschakelen.