5.4 Overzicht vergaderingen

Vera biedt een complete digitale ervaring voor de eigenaren om hun aanwezigheid voor vergaderingen te registreren, volmachten in te voeren en online te stemmen tijdens de vergadering.

Wanneer de property manager een vergadering aanmaakt, kan de optie "Toon op portaal" worden ingeschakeld. Hierdoor worden de aangemaakte vergaderingen zichtbaar op het portaal, zodat de eigenaar zijn of haar aanwezigheid kan registreren en indien nodig een volmacht kan indienen.

Als de vergadering nog niet is begonnen, ziet de eigenaar een blauwe knop "Registreer aanwezigheid". Door hierop te klikken, kan de eigenaar besluiten om de vergadering bij te wonen. Als de eigenaar de vergadering niet kan bijwonen, maar wel een volmacht wil invoeren, kan dit hier ook worden gedaan. Volg de volgende stappen.

1. Klik op "Registreer aanwezigheid": op deze pagina wordt een lijst met alle agendapunten weergegeven.
2. Kies "Ja, ik zal aanwezig zijn" of "Nee, ik zal niet aanwezig zijn". Afhankelijk van de gekozen optie verschijnen er verschillende stappen.

Als ja is geselecteerd, wordt de eigenaar gemarkeerd als aanwezig en in Vera, in de uitnodigingskaart op de vergadering, wordt de eigenaar bijgewerkt naar de status "Aanwezig".

Als nee is geselecteerd, moet de eigenaar beslissen om een volmacht in te voeren. Als de eigenaar geen volmacht wil indienen, kan het proces worden voltooid. Als de optie om een volmacht in te voeren is gekozen, volg dan de volgende stappen:

1. Type volmacht: "Algemeen" (houder heeft volledige volmacht) of "Specifiek" (specifieke agendapunten).
2. Wie ontvangt de volmacht: hier moet de eigenaar kiezen om een volmacht te geven aan iemand anders binnen de VvE of aan iemand die niet binnen de VME woont (bijvoorbeeld een vriend). De eigenaar heeft de mogelijkheid om een hoofdhouder te kiezen, maar ook een secundaire houder, wat optioneel is.
3. Optie om een opmerking + handtekening in te voeren
4. Dien de volmacht in