4.05 Volmachten toevoegen aan een vergadering

Volmachten kunnen handmatig worden ingevoerd, maar ook door eigenaars worden geregistreerd via het portaal. 

Wanneer een eigenaar via het portaal zijn of haar aanwezigheid voor een vergadering registreert, heeft deze ook de optie om een volmacht aan iemand anders te geven. Volmachten die via het portaal zijn ingevoerd, moeten handmatig worden gecontroleerd door de syndicus.

In Vera is een volmacht geldig als aan de volgende criteria wordt voldaan:

• De volmachthouder ontvangt niet meer dan 3 volmachten.
• Als er meer dan 3 volmachten gekoppeld zijn, mag het totaal aantal aandelen niet meer dan 10% van het totaal aantal aandelen gekoppeld aan de verdeelsleutel bevatten.

Volmachten toevoegen aan een vergadering

Volg onderstaande stappen om volmachten toe te voegen aan een vergadering:

1. Open een vergadering en navigeer naar de sectie "Volmachten".
2. Klik op de "+" knop om nieuwe volmachten toe te voegen.
3. Vul de volgende informatie in: 
   • Type: Kies tussen een algemene of specifieke volmacht: 
     • Algemene volmacht: De volmachthouder mag vrij stemmen namens de eigenaar.
     • Specifieke volmacht: De volmachthouder mag alleen stemmen over specifieke agendapunten die door de eigenaar zijn aangegeven.
   • Verlener: De contactpersoon of het bedrijf dat de volmacht verstrekt.
   • Volmachthouder: De contactpersoon of het bedrijf dat de volmacht ontvangt 
   • Secundaire houder: De contactpersoon of het bedrijf dat als tweede volmachthouder wordt aangeduid.
   • Ontvangen op: De datum waarop de volmacht is ontvangen.
   • Opmerking: Vrije tekst die dient als interne opmerking voor de syndicus.
   • Document: De volmacht met handtekening kan digitaal worden geüpload en gekoppeld.

Controleer de geldigheid van volmachten

Vera biedt een handige weergave om de geldigheid van volmachten te controleren. Dit kan in het tabblad "Volmachthebbers" waar onderstaande informatie te zien is:

• Contactpersonen en bedrijven die een volmacht hebben ontvangen.
• Het aantal volmachten per contactpersoon en bedrijf.
• Het aantal aandelen dat een contactpersoon of bedrijf heeft ontvangen.
• Een visuele weergave van het totale aantal ontvangen aandelen om de geldigheid aan te geven.
  
  

Let op: In dit tabblad kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. Volmachten moeten worden toegevoegd en beheerd in het tabblad "Volmachten".

Volmachten registreren via het portaal

Eigenaars die het portaal van Vera gebruiken, kunnen hun aanwezigheid registreren en indien nodig een volmacht invullen als ze niet aanwezig kunnen zijn. Dit kan als volgt:

1. De eigenaar logt in op het portaal.
2. De eerste sectie toont de aankomende vergaderingen en een knop om de aanwezigheid voor die vergadering te registreren. Dit kan tevens via het tabblad "Vergaderingen" bij het selecteren van de juiste vergadering.
3. Er verschijnt een nieuwe pagina waarin de eigenaar kan kiezen om aanwezig te zijn of niet. 
   • Als de eigenaar kiest om niet aanwezig te zijn, verschijnt de optie om een volmacht in te vullen.
4. De eigenaar moet de volgende stappen doorlopen om de volmacht correct in te vullen: 
   • Volmacht type: Algemene of specifieke volmacht.
   • Volmachthouder: De eigenaar kiest iemand van binnen of buiten het gebouw om hem te vertegenwoordigen.
   • Secundaire houder: volledig optioneel.
   • Opmerking: De eigenaar kan een opmerking toevoegen die zichtbaar is voor de syndicus.
   • Handtekening: De handtekening kan worden ingevoerd en wordt als PDF naar de syndicus gestuurd.

Na het invullen van deze stappen wordt de volmacht ter controle voorgelegd aan de syndicus.

Als de volmacht geldig is, kan deze door de syndicus worden goedgekeurd.