4.05 Volmachten toevoegen aan een vergadering

Als syndicus kunt u eenvoudig nieuwe volmachten beheren en toevoegen in Vera.

Volmachten kunnen handmatig worden ingevoerd, maar ook door eigenaars worden geregistreerd via het portaal. Wanneer een eigenaar via het portaal zijn of haar aanwezigheid voor een vergadering registreert, heeft deze ook de optie om een volmacht aan iemand anders te geven. Volmachten die via het portaal zijn ingevoerd, moeten handmatig worden gecontroleerd door de syndicus.

In Vera is een volmacht geldig als aan de volgende criteria wordt voldaan:

• De volmachthouder ontvangt niet meer dan 3 volmachten.
• Als er meer dan 3 volmachten gekoppeld zijn, mag het totaal aantal aandelen niet meer dan 10% van het totaal aantal aandelen gekoppeld aan verdeelsleutel bevatten.

Volmachten toevoegen aan een vergadering

Volg deze stappen om volmachten toe te voegen:

1. Open een vergadering.
2. Navigeer naar de kaart "Volmachten".
3. Klik op het plus-icoon om nieuwe volmachten toe te voegen.
4. Vul de volgende informatie in: 
   • Type: Kies tussen een algemene of specifieke volmacht: 
     • Algemene volmacht: De volmachthouder mag vrij stemmen namens de eigenaar.
     • Specifieke volmacht: De volmachthouder mag alleen stemmen over specifieke agendapunten die door de eigenaar zijn aangegeven.
   • Volmachtgever: De contactpersoon of het bedrijf dat de volmacht verstrekt.
   • Hoofdvolmachthouder: De contactpersoon of het bedrijf dat de volmacht ontvangt en als hoofdhouder wordt aangeduid.
   • Secundaire volmachthouder: De contactpersoon of het bedrijf dat als tweede volmachthouder wordt aangeduid.
   • Ontvangen op: De datum waarop de volmacht is ontvangen.
   • Opmerking: Vrije tekst die dient als interne opmerking voor de syndicus.
   • Document: De volmacht met handtekening kan digitaal worden geüpload en gekoppeld.

Controleer de geldigheid van volmachten

Vera biedt een handige weergave om de geldigheid van volmachten te controleren. Deze vindt u onder het tabblad "Volmachthouders", waar u het volgende kunt opvolgen:

• Contactpersonen en bedrijven die een volmacht hebben ontvangen.
• Het aantal volmachten per contactpersoon en bedrijf.
• Het aantal aandelen dat een contactpersoon of bedrijf heeft ontvangen.
• Een visuele weergave van het totale aantal ontvangen aandelen om de geldigheid aan te geven.

Let op: In dit tabblad kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. Volmachten moeten worden toegevoegd en beheerd in het tabblad "Volmachten".

Volmachten registreren via het portaal

Eigenaars die het portaal van Vera gebruiken, kunnen hun aanwezigheid registreren en indien nodig een volmacht invullen als ze niet aanwezig kunnen zijn.

Volg deze stappen om een volmacht te registreren:

1. De eigenaar logt in op het portaal.
2. De eerste sectie toont de aankomende vergaderingen en een knop om de aanwezigheid voor die vergadering te registreren.
3. Aanwezigheid kan ook worden geregistreerd via het menu "Vergaderingen" door te klikken op de knop "Aanwezigheid registreren" bij de juiste vergadering.
4. Er verschijnt een nieuwe pagina waarin de eigenaar kan kiezen om aanwezig te zijn of niet. 
   • Als de eigenaar kiest om niet aanwezig te zijn, verschijnt de optie om een volmacht in te vullen.
5. De eigenaar moet de volgende stappen doorlopen om de volmacht correct in te vullen: 
   • Volmacht type: Algemene of specifieke volmacht.
   • Hoofdvolmachthouder: Kies een contactpersoon of bedrijf dat eigenaar is in het gebouw, of iemand buiten het gebouw (bijvoorbeeld familie, vrienden of een derde partij).
   • Secundaire volmachthouder: Kies een andere contactpersoon of bedrijf, of iemand buiten het gebouw.
   • Opmerking: De eigenaar kan een opmerking toevoegen die zichtbaar is voor de syndicus.
   • Handtekening: De handtekening kan worden ingevoerd en wordt als PDF naar de syndicus gestuurd.

Na het invullen van deze stappen wordt de volmacht ter controle voorgelegd aan de syndicus.

Als de volmacht geldig is, kan deze door de syndicus worden goedgekeurd.