4.06 Documenten van een vergadering beheren

Per vergaderingstype kunnen de documenten algemeen gedefinieerd worden in teaminstellingen.

Documenten toevoegen aan een vergadering

Wanneer een vergadering is aangemaakt, kunnen er steeds extra documenten toegevoegd worden. Afhankelijk van de gekozen map, zijn deze tijdens de vergadering ook beschikbaar.

Volgende documenten worden automatisch gegenereerd:

• Aanwezigheidslijst: Hier wordt de getekende aanwezigheidslijst gegenereerd.
• Agenda: Nadat de uitnodigingen zijn verzonden en de agenda is gegenereerd, wordt de agenda hier opgeslagen.
• Handtekeningen: Alle handtekeningen worden verzameld in deze map. Dit omvat handtekeningen voor het registreren van aanwezigheid en de handtekeningen van het vergaderrapport.
• Rapporten: Na afloop van de vergadering wordt het vergaderrapport automatisch in deze map geplaatst in drie talen.
• Uitnodigingen: Alle uitnodigingen die naar de mede-eigenaars zijn verzonden, zijn hier zichtbaar.
• Zichtbaar tijdens de vergadering: Deze documenten zijn zichtbaar tijdens de vergadering.