4.04 Uitnodigingen versturen voor een vergadering

Zorg ervoor dat de teaminstellingen voor het verzenden van communicatie up-to-date zijn. Stel de volgende zaken in: wilt u e-mails automatisch verzenden? Wilt u gebruikmaken van onze integratie met EasyPost om automatisch brieven te verzenden?

Wanneer u voor het eerst een nieuwe vergadering aanmaakt, ziet u dat alle eigenaars die ook lasthebber zijn van de unit die gekoppeld is aan de verdeelsleutel, worden weergegeven op de kaart "Uitnodigingen". Dit dient als een indicatie om te weten wie moet worden uitgenodigd of wie een uitnodiging zal ontvangen. In eerste instantie zullen alle uitnodigingen de status in afwachting hebben. Na het verzenden van de vergaderuitnodigingen met de agenda en het volmachtformulier als bijlagen, wordt de status voor iedereen bijgewerkt naar Vergaderuitnodiging verzonden.

Volg deze stappen om de vergaderuitnodigingen te verzenden:

1. Klik op de actieknop rechtsboven op uw scherm.
2. Kies de optie "Uitnodigingen versturen".
3. Er opent zich een nieuw scherm. Volg de onderstaande stappen om het verzenden van de vergaderuitnodigingen te voltooien:
   • Selecteer een sjabloon uit uw teaminstellingen. Dit sjabloon wordt gebruikt om de automatisch gegenereerde agenda van de vergadering aan de ontvangers te introduceren.
   • Selecteer een e-mailaccount: vanuit welk e-mailadres moeten de e-mails worden verzonden?
   • Via de knop “Wijzigingen toepassen op alle contacten en bedrijven” kunt u snel voor iedereen een wijziging aanbrengen. 

Indien u de uitnodigingen samen met een andere batch wil versturen kunt u kiezen voor “Gecombineerde communciatie verzenden”, dit zal een batch aanmaken onder het menu “Mailings” die later gecombineerd kan worden. 

Nadat u bovenstaande stappen heeft voltooid, zal Vera automatisch alle deelnemers kiezen die gekoppeld zijn aan de verdeelsleutel. U kunt vervolgens de communicatie voor elke deelnemer handmatig aanpassen door op de selector "Selecteer deelnemer" te klikken. Afhankelijk van de communicatievoorkeuren van de mede-eigenaar ontvangen sommigen een e-mail en anderen een brief.

Automatisch gegenereerde agenda
Vera genereert automatisch de agenda van de vergadering, zodat onze klanten hier geen tijd aan hoeven te besteden. Deze automatische agenda kan voorlopig niet worden bewerkt.

Na validatie van alle gegevens klikt u op de blauwe knop "Verzend alle uitnodigingen". Deze actie creëert een batch van de communicatie die u kunt vinden onder het menu-item "Mailings". Afhankelijk van uw instellingen in de teaminstellingen:

• Als u hebt gekozen voor automatisch verzenden, worden alle e-mails en brieven automatisch verzonden.
• Als u hebt gekozen voor handmatig verzenden, moet u alle e-mails handmatig versturen en de brieven afdrukken, dit kan binnen het menu "Mailings"