4.04 Uitnodigingen versturen voor een vergadering

Vooraleer de uitnodigingen verstuurd worden, is het belangrijk dat alles geconfigureerd is binnen de teaminstellingen. Hier worden onderstaande zaken ingesteld:

• E-mails automatisch versturen of niet
• Integratie met Easypost opzetten of niet

Volg onderstaande stappen om een vergaderuitnodiging te verzenden:

1. Klik op de "..." knop rechtsboven binnen de specifieke vergadering.
2. Kies de optie "Uitnodigingen versturen".
3. Er opent zich een nieuw scherm, volg deze stappen:
   • Selecteer een sjabloon uit de teaminstellingen. Dit sjabloon wordt gebruikt om de automatisch gegenereerde agenda van de vergadering aan de ontvangers te introduceren.
   • Selecteer een e-mailaccount van waaruit de e-mails zullen worden verstuurd.
   • Via de knop “Wijzigingen toepassen op alle contacten en bedrijven” kunnen wijzigingen snel toegepast worden op alle geselecteerden.

Nadat bovenstaande stappen zijn voltooid, zal Vera automatisch alle deelnemers kiezen die gekoppeld zijn aan de gekozen verdeelsleutel voor het vergaderingstype. De communicatie voor elke deelnemer kan handmatig aangepast worden door de juiste persoon te selecteren bij "Communicatie bekijken/aanpassen voor".

Afhankelijk van de communicatievoorkeuren van de mede-eigenaar ontvangen sommigen een e-mail en anderen een brief.

Indien de uitnodigingen gecombineerd moeten worden met andere communicatie, kies de optie "Gecombineerde communicatie verzenden" via het "tandwiel" icoon.

Automatisch gegenereerde agenda

Vera genereert automatisch de agenda van de vergadering. Na validatie van alle gegevens klik op "Versturen". Hierdoor komen de uitnodigingen terecht in "Mailing", afhankelijk van de teaminstellingen bij "Gemaakte communicatie" of "Mailings":

• Bij de keuze voor automatisch verzenden, worden alle e-mails en brieven automatisch verzonden.
• Bij de keuze voor handmatig verzenden, moeten alle e-mails nog handmatig bevestigd worden en brieven afgedrukt of via Easypost verzonden.