4.10 Het verslag opmaken

Verslag genereren na afloop van een vergadering

Nadat de vergadering is beëindigd via de "Vergadering beëindigen" knop, wordt het verslag automatisch gegenereerd.
Door op de tab "Vergadering" te drukken, kan er nog steeds opnieuw naar de vergadering genavigeerd worden.

Bovenaan heb je de mogelijkheid om de taal van het verslag te wijzigen. 

Overzicht van het verslag

Bij het genereren van het verslag verschijnt op de eerste pagina alle relevante informatie inzake de VME en de vergadering.

Dit overzicht omvat ook een tabel met de deelnemers en eventuele volmachthouders.

Ook het quorum en aantal aanwezigen wordt hierop vermeld.

Vanaf de tweede pagina volgt een gedetailleerd overzicht per agendapunt met hierbij de meerderheid die behaald moest worden en of die effectief behaald is geweest.

Verslag bewerken en definitief opslaan

Binnen het verslag kun je eenvoudig zaken verwijderen of toevoegen. Klik bovenaan op één van de blauwe knoppen om ofwel het verslag op te slaan en digitaal te ondertekenen of te ondertekenen op papier.

Bij de keuze voor te ondertekenen op papier wordt het verslag automatisch gedownload als pdf en kan deze afgedrukt worden.

Bij de keuze voor digitaal ondertekenen, slaat het systeem een eerste versie van het verslag op en opent het de ondertekenmodus.

Digitaal ondertekenen

Wanneer de ondertekenmodus is geactiveerd, kunnen de volgende personen in de volgende volgorde ondertekenen:

1. Syndicus
2. Voorzitter
3. Eigenaars

De eerste twee handtekeningen zijn verplicht. Na afloop klik op "Verslag definitief opslaan".

Na het opslaan verschijnt het ondertekende verslag en wordt het toegevoegd aan het documentmodel op de vergaderpagina onder de map "Rapporten"

Verslag opslaan

Automatisch wordt de meest recente versie gemarkeerd voor 'Communicatie'. Dit betekent dat dit verslag wordt gebruikt voor verzending via een mailbatch. 

Om een ander verslag te kiezen, Selecteer het desbetreffende bestand en klik op de knop "Communicatie". 
Vergeet niet de markering van het oude verslag uit te schakelen.

Deel het verslag via het eigenaarsportaal door op "Portaal" te klikken.
Het vinkje geeft aan dat het verslag zichtbaar is gemaakt op het portaal.

Verslag versturen

Om het verslag naar de mede-eigenaars te sturen, klik op de actiebalk bovenaan de vergaderpagina en selecteer "Verslag versturen". Hierna opent een selector waarin een sjabloon kan gekozen worden. Van zodra dit is gebeurd, opent een voorbeeldvenster waar er per mede-eigenaar kan gezien worden wat die per mail of brief ontvangt.
Het geselecteerde document wordt automatisch als bijlage aan de mail toegevoegd.

Moet er nog een extra bijlage toegevoegd worden? Gebruik de linkerknop om individueel een bijlage toe te voegen of de rechterknop om een extra bijlage voor alle mede-eigenaars in de mailing toe te voegen.

Na verzending genereert het systeem een mailbatch waarmee de verzonden e-mails en brieven kunnen opgevolgd worden.