4.10 Het verslag opmaken

Verslag genereren na afloop van de vergadering

Nadat alle agendapunten zijn gestemd en je de vergadering hebt afgerond (zie 4.09 Vergadering starten en stemmen), kun je de vergadering beëindigen en het automatisch gemaakte verslag bekijken.

Vergadering beëindigen en rapportpagina openen

Door op de knop 'Vergadering beëindigen' te klikken zoals hierboven getoond, kom je op de rapportpagina terecht. Bovenaan heb je de mogelijkheid om de taal van het verslag te wijzigen tussen Nederlands, Frans en Engels. Je kunt ook terugkeren naar de vergaderpagina door op de tab 'Vergadering' te klikken.

Overzicht op de eerste pagina van het verslag

Na het genereren van het verslag krijg je op de eerste pagina een overzicht van alle relevante informatie over de VME en de vergadering. Dit omvat:

• VME (adres, BTW-nummer)
• Naam van de vergadering
• Datum van de vergadering
• Een tabel met per deelnemer: 
  • Naam
  • Aandelen/eigendomsrechten
  • Aanwezig van/tot
  • Volmachthouder

• Aantal aanwezige deelnemers en totaal aantal mede-eigenaars
• Aantal aanwezige aandelen en totaal aantal aandelen

Details van de agendapunten op de volgende pagina's

Op de volgende pagina(’s) staat voor elk agendapunt een sectie met de volgende informatie:

• Uitkomst van de stemming
• Eventuele opmerkingen die tijdens de vergadering zijn gemaakt
• Het resultaat van de stemming en of het agendapunt is goedgekeurd of niet

Verslag bewerken en definitief opslaan

Als er iets ontbreekt in het verslag of je iets wilt aanpassen, kun je wijzigingen aanbrengen met de teksteditor op de pagina.

Zodra je tevreden bent met het verslag, klik je op de blauwe knoppen bovenaan om te kiezen tussen opslaan en op papier ondertekenen of opslaan en digitaal ondertekenen.

Als je voor digitaal ondertekenen kiest, slaat het systeem een eerste versie van het verslag op en opent het de ondertekenmodus.

Digitaal ondertekenen

Wanneer de ondertekenmodus is geactiveerd, kunnen de volgende personen in de volgende volgorde ondertekenen:

1. Syndicus
2. Voorzitter
3. Eigenaars

De eerste twee handtekeningen zijn verplicht. Na afloop klik je op 'Verslag definitief opslaan'.

Na het opslaan verschijnt het ondertekende verslag en wordt het toegevoegd aan het documentmodel op de vergaderpagina.

Verslag communiceren

Automatisch wordt de meest recente versie gemarkeerd voor 'Communicatie'. Dit betekent dat dit verslag wordt gebruikt voor verzending via een mailbatch. Wil je een ander document markeren als verslag? Selecteer het dan en klik op de knop 'Communicatie'. Vergeet niet de markering van het oude verslag uit te schakelen.

Je kunt het verslag ook delen via het eigenaarsportaal door op 'Portaal' te klikken.

Verslag verzenden

Om het verslag naar de mede-eigenaars te sturen, klik je op de actiebalk bovenaan de vergaderpagina en selecteer je 'Verslag verzenden'.

Hierna opent een selector waarin je een sjabloon kunt kiezen. Zodra een sjabloon is gekozen, opent een voorbeeldvenster waarin je kunt zien wat elke mede-eigenaar via e-mail en/of brief ontvangt. Het ondertekende verslag wordt automatisch als bijlage toegevoegd.

Wil je nog een extra bijlage toevoegen? Gebruik de linkerknop om individueel een bijlage toe te voegen of de rechterknop om een extra bijlage voor alle mede-eigenaars in de mailing toe te voegen.

Na verzending genereert het systeem een mailbatch waarmee je de verzonden e-mails en brieven kunt volgen en opvolgen.