4.08 Registratieproces van een vergadering starten

Vera biedt een eenvoudige manier voor syndici om deelnemers aan een vergadering te registreren.

Wanneer de vergadering kan beginnen, klikt u op de afspeelknop bovenaan de vergaderpagina. Dit opent een nieuwe pagina waar eigenaars hun aanwezigheid kunnen registreren. In de teaminstellingen kunt u automatische berichten koppelen aan deze actie. Dit biedt de optie om automatische e-mails en berichten te verzenden wanneer de wachtrij voor de vergadering wordt geopend.

Ideale registratieflow

Vera heeft een eenvoudig flow voorzien, zodat eigenaars volledig zelfstandig hun aanwezigheid kunnen registreren. Voor een optimale ervaring plaatst u een apparaat, zoals een tablet of laptop, bij de ingang van de vergaderlocatie. Dit apparaat wordt gebruikt door eigenaars om hun aanwezigheid te registreren.

Op de agenda van de vergadering wordt een QR-code voorzien voor elke eigenaar. Let op: het gebruik van een QR-code versnelt het registratieproces, omdat de eigenaar zijn of haar naam niet handmatig hoeft te zoeken in een lijst.

Flow voor registratie van aanwezigheid (met QR-code)

1. Scan de QR-code.
2. Vera herkent automatisch de eigenaar.
3. Voer een handtekening in.
4. Succesvol geregistreerd.

Flow voor registratie van aanwezigheid (zonder QR-code)

1. Klik op de knop "Ik heb geen QR-code" of selecteer "Lijst" aan de rechterkant van de pagina.
2. Zoek uw naam in de lijst.
3. Kies uw naam en klik op "Bevestigen".
4. Voer een handtekening in.

Flow voor registratie van aanwezigheid (met volmacht)

1. Klik op de knop "Volmacht" rechtsboven op de pagina.
2. Vul de volgende gegevens in: 
   • Type: Algemene of specifieke volmacht.
   • Volmachtgever: Wie geeft de volmacht?
   • Hoofdhouder: Wie ontvangt de volmacht?
   • Opmerking: Vrije tekst voor extra informatie.
   • Specifieke stemmen: Als het type volmacht specifiek is, kan de eigenaar ook specifieke stemmen per agendapunt invoeren.
3. Klik op Opslaan. Uw naam wordt toegevoegd aan de lijst van aanwezigen.
4. Klik op de knop "Lijst" en zoek uw eigen naam.
5. Klik op Bevestigen en voer een handtekening in.

Overzicht voor de syndicus

Voor syndici biedt Vera een apart overzicht van alle mede-eigenaren en bedrijven die zich al hebben geregistreerd. Dit is toegankelijk via het tabblad "Overzicht van aanwezigen" linksboven in het scherm.

In dit overzicht kunt u ook de vergadering starten, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan:

1. Meer dan 50% van de eigenaars moet aanwezig zijn bij de start van de vergadering.
2. De aanwezige eigenaars moeten minimaal 50% van de aandelen vertegenwoordigen.
3. Als de aanwezigen 75% van de totale aandelen vertegenwoordigen, is het niet meer nodig dat 50% van de eigenaars aanwezig is.

Let op: Als aan deze voorwaarden niet wordt voldaan, kunt u de vergadering niet starten. Indien u de vergadering toch wil starten kunt u in Vera zelf kiezen om “Geldigheid controleren” uit te schakelen tijdens het bewerken van de algemene informatie van de vergadering.