4.08 Registratieproces van een vergadering starten

Bij de start van een vergadering, klik op de afspeelknop bovenaan de vergaderpagina. Op de nieuwe pagina kunnen eigenaars hun aanwezigheid registreren. In teaminstellingen kunnen er automatische berichten hieraan gekoppeld worden zodat er e-mails en berichten worden uitgestuurd wanneer de wachtrij opent voor de vergadering.

Ideale registratieflow

Voor een optimale ervaring plaatst een apparaat, zoals een tablet of laptop, bij de ingang van de vergaderlocatie. Dit apparaat wordt gebruikt door de eigenaars om hun aanwezigheid te registreren.

In het ideale (en snelste) scenario gebruikt de eigenaar de QR-code van op de agenda van de vergadering, indien dit niet mogelijk is, bestaat de optie om aan te duiden dat hij geen QR code heeft. Beide scenario's worden hieronder uitgelegd:

Flow voor registratie van aanwezigheid (met QR-code)

1. Scan de QR-code.
2. Vera herkent automatisch de eigenaar.
3. Voer een handtekening in.
4. Succesvol geregistreerd.

Flow voor registratie van aanwezigheid (zonder QR-code)

1. Klik op de knop "Ik heb geen QR-code" of selecteer "Lijst" aan de rechterkant van de pagina.
2. Zoek de naam in de lijst.
3. Kies de naam en klik op "Bevestigen".
4. Voer een handtekening in.

Flow voor registratie van aanwezigheid (met volmacht)

1. Klik op de knop "Volmacht" rechtsboven op de pagina.
2. Vul de volgende gegevens in: 
   • Type: Algemene of specifieke volmacht.
   • Volmachtgever: Wie geeft de volmacht?
   • Hoofdhouder: Wie ontvangt de volmacht?
   • Opmerking: Vrije tekst voor extra informatie.
   • Specifieke stemmen: Als het type volmacht specifiek is, kan de eigenaar ook specifieke stemmen per agendapunt invoeren.
3. Klik op Opslaan. de betrokkene wordt toegevoegd aan de lijst van aanwezigen.
4. Klik op de knop "Lijst" en zoek de naam van de aanwezige.
5. Klik op Bevestigen en voer een handtekening in.

Overzicht voor de syndicus

Voor syndici biedt Vera een apart overzicht van alle mede-eigenaren en bedrijven die zich al hebben geregistreerd. Dit is toegankelijk via het tabblad "Overzicht van aanwezigen" linksboven in het scherm.

In dit overzicht kan de vergadering gestart worden, mits aan de volgende voorwaarden is voldaan:

1. Meer dan 50% van de eigenaars moet aanwezig zijn bij de start van de vergadering.
2. De aanwezige eigenaars moeten minimaal 50% van de aandelen vertegenwoordigen.
3. Als de aanwezigen 75% van de totale aandelen vertegenwoordigen, is het niet meer nodig dat 50% van de eigenaars aanwezig is.

Let op: Als aan deze voorwaarden niet wordt voldaan, kan de vergadering niet gestart worden. Indien dit toch moet, kies om “Geldigheid controleren” uit te schakelen tijdens het bewerken van de algemene informatie van de vergadering.