7.12 Configureren van een VME

Dit artikel stelt de volgorde van acties voor om een VME compleet klaar te stomen voor de werking in Vera.

1. Creëer / importeer gebouw
Om een gebouw te creëren, volg je de stappen in dit artikel: 8.04 Create and manage buildings
Om een gebouw te importeren, volg je de stappen in dit artikel: 7.02 Gebouwen importeren

2. Creëer / importeer eenheden
Om eenheden te creëren, volg je de stappen onderaan dit artikel: 8.04 Create and manage buildings
Om eenheden te importeren, voeg je ze toe in het gebouwimportbestand samen met elk gebouw dat je importeert. Voor meer informatie, volg je de stappen in dit artikel: 7.02 Gebouwen importeren

3. Upload documenten, indien nodig
Upload alle documenten die je wilt koppelen aan deze VME. Je kunt mappen maken om je bestanden te organiseren. 

4. Creëer / importeer mede-eigenaren en koppel ze aan hun respectieve eenheden
Om mede-eigenaren te creëren, volg je de stappen in deze artikelen: 8.02 Create and manage contacts en 8.04 Create and manage buildings 
Om mede-eigenaren te importeren, volg je de stappen in dit artikel: 7.06 Importeer eigenaren en huurders

5. Activeer VME-beheer
Om een VME te activeren, klik je op de knop 'VME beheer' rechtsboven op je gebouwpagina. 

6. Creëer / importeer verdeelsleutels
Om verdeelsleutels te creëren, volg je de stappen in dit artikel: 3.01 Verdeelsleutels toevoegen
Om verdeelsleutels te importeren, volg je de stappen in dit artikel: 7.03 Importeer verdeelsleutels

7. Koppel verantwoordelijkheden aan beheerders voor de VME
Om verantwoordelijkheden aan een beheerder te koppelen, volg je de stappen in dit artikel: 3.02 Verantwoordelijkheden toewijzen

8. Importeer GLA's en koppel verdeelsleutels
Om grootboekrekeningen te creëren, volg je de stappen in dit artikel: 3.04 Creating general ledger accounts
Om grootboekrekeningen te importeren, volg je de stappen in dit artikel: 7.04 Grootboekrekeningen importeren

9. Koppel financiële instellingen voor debiteuren en bankrekeningen
Om financiële instellingen voor debiteuren te koppelen en een bankrekening te koppelen, volg je de stappen in dit artikel: 3.05 Debtor setting per HOA

10. Definieer de raad van mede-eigenaren
Om de raad van mede-eigenaren te definiëren, volg je de stappen in dit artikel: 8.07 Council of co-ownership

11. Koppel aan Octopus-dossier
Om een nieuwe VME in Octopus te creëren, klik je op 'Koppel met Octopus-dossier' en als er nog geen dossier bestaat, klik je op 'Creëren', vul de resterende informatie in (indien nog niet vooraf ingevuld) en klik op Opslaan. 

12. Synchroniseer VME naar Octopus zodat de GLA up-to-date is
Om je VME naar Octopus te synchroniseren, klik je op de drie puntjes rechtsboven onder VME beheer en klik je op 'Synchroniseren met Octopus'. 

13. Octopus: Pas het boekjaar in Octopus aan naar het huidige boekjaar
Om het boekjaar in Octopus aan te passen, volg je de stappen in dit artikel: 3.033 Creating/adjusting a bookyear in Octopus

14. Octopus: Maak financiële journaals aan
Om financiële journaals in Octopus te creëren, volg je de stappen in dit artikel: 3.032 Creating financial journals in Octopus

15. Octopus: Maak een CODA-mandaat voor elke bankrekening
Om CODA-mandaten te creëren, volg je de stappen in dit artikel: 3.15 Creating CODA-mandates in Octopus
Om te zien hoe je CODA-bestanden handmatig importeert, navigeer je naar dit artikel: 3.151 Manually importing CODA's in Octopus

16. Synchroniseer boekjaren naar Vera en koppel de dagboeken
Na het aanpassen/creëren van het boekjaar in Octopus, moet je het in Vera synchroniseren. Druk op de sync-knop die in de afbeelding rood gemarkeerd is. 

Om de dagboeken te koppelen, klik je op het potloodicoon om het boekjaar te bewerken en kies je de juiste dagboeken uit de selectiebalken.

17. Voer openingsbalans in via handmatige boekingen
Om de openingsbalans in te voeren, volg je de stappen in dit artikel: 3.16 Opening balance through manual bookings

18. Octopus: Finaliseer de openingsbalans en het startsaldo voor elke bankrekening
Ga naar Octopus en volg deze stappen om de openingsbalans en het startsaldo te finaliseren. Herhaal dit voor elke bankrekening: 3.17 Finalise opening/starting balance in Octopus

19. Synchroniseer VME naar Octopus zodat het startsaldo zichtbaar is in Vera
Om je VME naar Octopus te synchroniseren, klik je simpelweg op de drie puntjes rechtsboven onder VME beheer en klik je op 'Synchroniseren met Octopus'. 

20. Voer het contract tussen Syndic en VME in Syndic Management in
Om een contract te creëren, volg je de stappen in dit artikel: 3.13 Adding contracts