7.13 Brieven versturen met EasyPost

Instellen van EasyPost

Wanneer we EasyPost instellen, volgen we een strikt procedure:

1. De klant vult het EasyPost-bestelformulier in en levert dit aan Keypoint, die het vervolgens aan EasyPost doorgeeft.
2. De klantcontactpersoon van EasyPost neemt contact op met de klant en plant een onboarding-gesprek om samen door het EasyPost-portaal te gaan.
   • Tijdens dit gesprek worden enveloppen en drie werkstromen aangemaakt. In de werkstromen worden standaarddocumenten geüpload en aangepast om ze in het opgegeven adresvenster te laten passen. Andere instellingen worden ook tijdens deze sessie geconfigureerd (zoals het kiezen van zwart-wit of kleur en enkelzijdig/dubbelzijdig).
3. EasyPost geeft Keypoint bevestiging dat de onboarding is voltooid en de integratie kan worden ingesteld in Vera.
4. Een eerste testbrief moet worden gemaakt voordat daadwerkelijke brieven worden verstuurd. Hiervoor heb je twee opties:
   • Volg de handleiding hieronder om alles in te stellen en een eerste testbrief te maken.
   • Neem contact op met [email protected] of bel +32 (0)2 880 20 90 voor assistentie bij het opzetten van een eerste test.
5. Na het testen en configureren kunnen brieven probleemloos van Vera naar EasyPost worden verzonden zonder verdere handelingen.

Configureren van je brieflabels

Voordat je je eerste brief met EasyPost kunt verzenden, moet je ervoor zorgen dat je brieflabels goed zijn geconfigureerd. Voor de brief om te verzenden en in de postbus van de eigenaar aan te komen, moeten we een aantal zaken regelen en in gedachten houden.

Om je sjablonen te configureren, ga je naar teaminstellingen -> communicatie -> handmatige sjablonen -> het sjabloon dat je wilt configureren.

In dit sjabloon moet je de volgende tags opnemen:

• {{_DisplayName}}
• {{_AddressLine}}
• {{_AddressPostalCode}} {{_AddressCity}}
• {{_AddressCountry}}

Deze tags, indien ingevoerd zoals in de onderstaande screenshot, komen overeen met het adresvenster in EasyPost.

In je team zou er al een voorbeeld van dit sjabloon aanwezig moeten zijn. Je kunt dit voorbeeld op één scherm openen en een nieuw sjabloon op je tweede scherm aanmaken om ervoor te zorgen dat alles correct is.

Dit kan u ook simpelweg invoegen door op de knop 'adres invoegen' te klikken. Dit zal de adresgegevens op de correcte plaats zetten. Let wel op: gelieve geen enters te plaatsen tussen de bovenkant van het document en de adresregels. Indien de adresregels naar onder worden geschoven, zullen deze niet langer correct uitgelijnd staan in EasyPost.

Dubbele controle vóór het verzenden van je eerste brieven

Als dubbele controle, schakel je 'automatisch verzenden' uit voor brieven in je communicatie-instellingen.

Op deze manier kun je je brieven openen in 'Mailings' om te controleren of ze correct zijn opgemaakt voordat je ze naar EasyPost verzendt.

Klik op een brief en open het PDF-bestand onderaan voor de geselecteerde mede-eigenaar. Om er zeker van te zijn dat dit correct is opgemaakt, kunnen we deze PDF als voorbeelddocument in EasyPost uploaden (zonder op te slaan). Op deze manier kunnen we zien of het adres in het adresvenster past.

Versturen van de eerste brieven

Als alles er goed uitziet, ben je klaar om je eerste brief te verzenden!

Zodra de eerste brieven succesvol zijn verzonden, kun je blijven verzenden met deze sjablonen zonder verdere problemen. Als je nieuwe sjablonen maakt, zorg er dan voor dat je altijd het adres opneemt.

Adres past niet in het venster in EasyPost?

Als je het adres niet in het venster van EasyPost kunt krijgen, kun je ook een andere methode gebruiken, maar wees je ervan bewust dat dit gevoelig is voor fouten. De bovenstaande methode wordt dus aanbevolen.

Als je het adres niet in het venster kunt krijgen, kun je je huidige sjabloon uploaden en het adres geel markeren door op de Print -> Adres knop te klikken. Hiermee markeer je het adres zodat het systeem het kan lezen. Houd er rekening mee dat dit betekent dat elke brief met dit sjabloon een omslagpagina heeft met het adres erop. Dit komt omdat het adres niet in het venster van de enveloppe past. Dit voegt 0,05 euro extra kosten per verzonden brief toe.