1.15 De verwerking van aankoopfacturen beheren

Aankoopfacturen kunnen ingelezen worden vanuit een mailbox en door de documentscanner worden verwerkt. Vera automatiseert dit proces! 

Om dit proces te configureren ga naar “Teaminstellingen” selecteer “Financieel” en zoek de sectie "aankoopfactuur instellingen": 

Het inschakelen van de mailbox kan eenvoudig worden gedaan door het selectievakje aan of uit te zetten.

Onder het selectievakje zie je een aantal parameters die eenvoudig kunnen worden gewijzigd door op de knop "Bewerken" te klikken. 

Volgende zaken kunnen aangevinkt worden, in volgorde:

• Selecteer de (team) mailbox waaruit je wilt lezen. Configureer deze mailbox indien dit nog niet is gebeurd (1.06 Connecteer mailbox & kalender)
• Kies in de mailbox welke folder je wil laten inlezen. Dit kan de inbox zijn, maar ook een submap, bijvoorbeeld: “Inkoopfacturen”. 
• Om te voorkomen dat SPAM naar de documentscanner wordt gestuurd, wordt een whitelist van te accepteren e-mails van afzenders gedefinieerd. Alleen e-mails die worden verzonden vanuit e-mails op die whitelist worden verwerkt. Andere worden genegeerd.
• Er is de optie om alle e-mailadressen van de geregistreerde bedrijven in de omgeving van Vera te accepteren.
• Geef aan of nieuwe facturen automatisch zichtbaar zijn op het portaal.
• Geef aan voor welke rollen de facturen op het portaal zichtbaar mogen gemaakt worden.
• Geef aan wat de verdelingsmethode moet zijn voor het verdelen van facturen, maak de keuze tussen "Pro rata" of "Volgens boekingsdatum"