3.05.1 Debiteurenbeheer

Eens het debiteurenbeheer is ingeschakeld (zie 3.05 Instellingen debiteurenbeheer per VME) zullen de herinneringen automatisch verstuurd worden naar de mede-eigenaren mits er openstaande betalingen zijn. 

Het debiteurenbeheer houdt rekening met het volgende:

1. Is er een openstaande factuur?
2. Is er een openstaand saldo? 
   • Indien er openstaande provisies zijn en er nog geen afpuntingen gebeurd zijn zal het systeem nakijken of er een openstaand saldo is:
     • Zo ja: een herinnering zal worden verstuurd.
     • Zo nee: het saldo bedraagt nul of ligt onder het minimum bedrag, er zal geen herinnering worden verstuurd.

Per openstaande mede-eigenaar zal één herinnering worden verstuurd met in bijlage telkens een document met daarin gedetailleerd welke openstaande betalingen er nog zijn, met beschrijving en opvragingsdatum. 

Om te controleren wie er openstaand is en wie er communicatie zal ontvangen, kan u navigeren naar financieel -> debiteuren in de sidebar. Hier zal u een overzicht zien met de volgende kolommen:

• Openstaande facturen
  • Alle opvragingen naar eigenaren die nog niet zijn afgepunt met een betaling
• Eerste herinnering
  • Iedereen die een eerste herinnering heeft ontvangen
• Tweede herinnering
  • Iedereen die een tweede herinnering heeft ontvangen
• Derde herinnering
  • Iedereen die een derde herinnering heeft ontvangen
• Incasso
  • Indien de mede-eigenaar na drie herinneringen de betaling nog niet heeft volbracht kan u deze naar de kolom incasso verplaatsen, waarna u zelf de nodige stappen kan ondernemen

Welke knoppen doen wat?

Verplaats rechtstreeks naar incasso.

Verplaats naar manuele flow.

Let op: indien u de herinnering op manuele flow zet zullen er geen herinneringen worden uitgestuurd en moet u dit effectief manueel versturen. 

Verplaats naar automatische flow.

Indien u een herinnering wijzigt van manuele flow naar automatische flow zullen deze terug automatisch versturen naar de eigenaren. 

Verplaats naar een volgende kolom (enkel indien het op manuele flow staat).

Plaats een herinnering op pauze.

Indien een eigenaar door omstandigheden eventjes niet kan betalen, kan u de persoon een beetje langer de tijd geven door de herinneringen te pauzeren. 

Voorbeeld van een bijlage die bij een betalingsherinnering wordt toegevoegd: